# Reservierungen & Verkäufe > Reservierungen und Verkäufe bilden das Geschäftsleben eines Werks in WrkLst ab – vom Reservieren für eine Kund:in über den Verkauf bis zur Rechnung und den Zahlungen darauf. Source: https://support.wrklst.art/de/holds-sales/reservierungen-und-verkaeufe Language: de **Reservierungen und Verkäufe bilden das Geschäftsleben eines Werks in WrkLst ab – vom Reservieren für eine Kund:in über den Verkauf bis zur Rechnung und den Zahlungen darauf.** Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.
## Bevor Sie beginnen Sie brauchen ein Werk in Ihrem Inventar und einen Kontakt für die Kund:in. Siehe [Neues Werk anlegen](/de/works/neues-werk-anlegen) und [Neuen Kontakt anlegen](/de/contacts/neuen-kontakt-anlegen). ## Ein Werk reservieren Öffnen Sie das Aktionsmenü des Werks, das Sie reservieren möchten. Neben **Angebot**, **Lead**, **Verkaufen**, **Versenden**, **Ausstellen**, **In Kommission geben** und **Präsentieren** finden Sie **Reservieren**. **Angebot** erscheint, sobald Angebote unter Einstellungen › Allgemeines Konto aktiviert sind. ![Der Reservierungsdialog: 1 Reservieren](/media/6ec5b130-de-work-hold-dialog.jpg) *Der Reservierungsdialog: 1 Reservieren* 1. Wählen Sie **Reservieren**. Ein Dialog für diese Inventarnummer öffnet sich. 2. Legen Sie fest, wie lange die Reservierung gilt: **Bis zu einem Datum** mit Stunde und Minute oder **Für eine Dauer** in Minuten, Stunden oder Tagen. Eine zweistündige Reservierung auf der Messe funktioniert genauso wie eine, die Wochen läuft. Ist die Zeit um, wird die Reservierung als abgelaufen angezeigt, das Werk bleibt aber reserviert, bis Sie die Reservierung aufheben oder in einen Verkauf umwandeln; unter Einstellungen › Benachrichtigungen › **Reservierungen** erinnert WrkLst Sie drei Tage vor Ablauf und bei Ablauf. 3. Wählen Sie die **Kund:in**, ergänzen Sie **Notizen** für Ihre Kolleg:innen und klicken Sie auf **Reservieren**. Das Werk ist im Inventar als reserviert markiert; wer die verfügbaren Werke durchsieht, erkennt auf einen Blick, dass es vergeben ist. Das **⋯** neben **Reservieren** (**Im Verkaufsformular reservieren**) öffnet stattdessen das vollständige Verkaufsformular, in dem eine Reservierung auch **Unbefristet** sein kann. Sie können auch mehrere Werke im Korb auswählen und **Reservieren**, **Verkaufen** oder **Angebot** wählen: Der neue Eintrag öffnet sich mit genau diesen Werken, inklusive Preisen, Bildunterschriften und Maßen; **Lead** erfasst stattdessen einen Lead mit allen diesen Werken. Auch aus einem Lead heraus legen Sie ein Angebot, eine Reservierung oder einen Verkauf an: Person und Werke sind dann schon eingetragen, und der Eintrag zeigt im Abschnitt **Leads**, aus welchem Lead er stammt – siehe [Vom Lead zum Angebot, zur Reservierung oder zum Verkauf](/de/leads/vom-lead-zum-angebot-zur-reservierung-oder-zum-verkauf). ## Reservierung bearbeiten, aufheben oder umwandeln Ist ein Werk reserviert, erreichen Sie die Reservierung mit einem Klick – sofern sie nur dieses eine Werk umfasst und Sie ihre Vermittler:in sind oder alle Verkäufe sehen dürfen. Auf der Karte eines Werks klicken Sie auf das Reservierungszeichen dort, wo die Karte die Verfügbarkeit zeigt; in einer Listenzeile oder im Werk selbst auf die Schaltfläche mit der Stoppuhr in seiner Leiste. Das Menü nennt **Reserviert für …**, bis wann die Reservierung läuft und **Reserviert von …** und bietet die folgenden Aktionen, dazu **Lead** und, wo Ihr Konto sie anbietet, **E-Mail** und **Neue Kampagne**. Im Aktionsmenü des Werks finden Sie dieselben Einträge. Nach **Reservierung bearbeiten** kommen Sie beim Speichern wie beim Abbrechen dorthin zurück, wo Sie begonnen haben – etwa in Ihren Korb. ![Das Reservierungsmenü auf der Karte eines Werks: 1 Reservierungszeichen · 2 Reservierung bearbeiten · 3 Reservierung aufheben · 4 Reservierung zu Verkauf](/media/50f6f2cc-de-work-hold-menu.jpg) *Das Reservierungsmenü auf der Karte eines Werks: 1 Reservierungszeichen · 2 Reservierung bearbeiten · 3 Reservierung aufheben · 4 Reservierung zu Verkauf* * **Reservierung bearbeiten** – Frist, Kund:in oder Notizen ändern. * **Reservierung aufheben** – das Werk wird wieder verfügbar, ohne dass eine Transaktion erfasst wird. Dafür, wenn eine Kund:in absagt. * **Reservierung zu Verkauf** – die Reservierung wird direkt zum Verkauf. Prüfen Sie **Verkaufsdatum**, **Kund:in** und **Notizen** und klicken Sie auf **In Verkauf umwandeln**; Werk, Preis, Kund:in und die Vermittler:in der Reservierung werden übernommen. Der neue Verkauf steht auf **Nicht bezahlt**, bis Sie die Zahlung mit **Zahlung erfassen** festhalten. Eine Reservierung mehrerer Werke, etwa aus dem Korb, ändern Sie in der Reservierung selbst: Öffnen Sie sie unter **Verkäufe**, wählen Sie **Verkauf bearbeiten** und setzen Sie die **Art** auf **Verkauf** – oder haken Sie unter **Reservierung** **Freigeben** an, oder **Verlängern**, um ihr ein neues Ende zu geben. ## Den Verkauf erfassen Ein Verkauf hält fest, wer was wann und zu welchen Bedingungen gekauft hat. Sie setzen die **Art** – Angebot, Reservierung, Verkauf, Spende, Schenkung oder Storniert –, das **Verkaufsdatum** und die **Vermittler:in**, also die für den Abschluss zuständige Person. **Abgewickelt über** sagt, ob der Verkauf im Haus, über eine externe Verkäufer:in oder über eine externe Galerie lief; die Optionen **Museumsverkauf**, **Über Auktion** und **Vertraulich** beschreiben die Form der Transaktion. Unter **Beteiligte** wählen Sie die **Kund:in** und, falls vorhanden, die **Berater:in**; ist eine Berater:in eingetragen, legen Sie unter **Rechnung an** fest, wer von beiden die Rechnung erhält. Bei einem Museumsverkauf heißen die beiden Felder **Museum** und **Kurator:in**, und bei einem extern abgewickelten Verkauf nennen Sie hier auch die **Externe Verkäufer:in** oder **Externe Galerie**. Führen Sie mehr als einen Standort, nennt der Verkauf auch seinen **Standort**. ![Ein Verkauf, mit der Leiste am unteren Rand: 1 Verkauf bearbeiten · 2 Rechnung · 3 Teilen als](/media/6de81090-de-sale-detail.jpg) *Ein Verkauf, mit der Leiste am unteren Rand: 1 Verkauf bearbeiten · 2 Rechnung · 3 Teilen als* Zu jedem Werk erfassen Sie **Preis** und **Währung**, einen **Rabatt** in Prozent oder als festen Betrag, **Zusatzkosten** mit eigener Bezeichnung, etwa für die Rahmung, sowie **Steuer** und **Steuerbezeichnung**. Der **Positionstext** auf Ihren Dokumenten ist aus dem Werkdatensatz vorbelegt und lässt sich für diesen Verkauf anpassen. Versand berechnen Sie auf derselben Rechnung unter **Versand berechnen**, alles Weitere unter **Weitere Positionen**. Im Abschnitt **Rechnung** des Formulars legen Sie fest, wie die Rechnung rechnet und an wen sie geht: * **Rabatt & Steuer** – mit **Allgemein** gelten ein Rabatt und ein Steuersatz für die ganze Rechnung; mit **Pro Position** trägt jedes Werk seine eigenen, und **Rabatt auf alle Werke (%)** gibt dann allen auf einmal denselben Rabatt. **Preise** legt fest, ob Ihre Preise **Inklusive Steuer** oder **Exklusive Steuer** eingegeben sind. * **Rechnungsnr.** – tippen Sie sie ein, oder haken Sie **Nummer zuweisen** an, damit beim Speichern die nächste Nummer aus dem Zähler unter Einstellungen › Rechnungsstellung vergeben wird. **Resale-Nr.** und **USt-IdNr.** kommen ebenfalls auf die Dokumente. * **Rechnungsadresse** und **Lieferadresse** – **Aus Adresse übernehmen…** setzt eine der gespeicherten Adressen der Kund:in ein. * **Rechnungswährung** – ein Werk mit Preis in einer anderen Währung wird zu seinem **Wechselkurs** umgerechnet. * **Bedingungen** – schreiben Sie sie selbst, oder wählen Sie unter **Vorlage** eine der Rechnungsbedingungen aus Einstellungen › Rechnungsstellung. Unter **Zahlungsinformationen** beginnt das **Zahlungsziel** eines neuen Verkaufs mit der Anzahl Tage, die unter Einstellungen › Rechnungsstellung voreingestellt ist. Steht ein Verkauf auf **Fakturierbar**, trägt er Preise, eine Rechnung und Zahlungen; stellen Sie ihn auf **Nur erfassen**, wenn Sie einen Vorgang nur dokumentieren wollen – dann wird nichts in Rechnung gestellt, und es ist nichts offen. Weiter unten im Formular schreibt **Provenienz** eine Provenienzzeile – Verkauf, Auktion, Schenkung oder Spende, mit Titel und Datum – in die Werke; **Weitere Kontakte** nimmt zusätzliche Personen mit ihrer Rolle auf; und **Dokumente**, **Sendungen verknüpfen**, **Kommissionen** und **Schlagwörter** verbinden den Verkauf mit allem, was dazugehört. Die Rechnung ist Position für Position aufgeschlüsselt – mit jedem Rabatt, jeder Steuer und jeder Währungsumrechnung. Summe und Zahlungsstatus stehen ganz oben, und der Abschnitt **Zahlung** darunter zeigt, was eingegangen und was noch **Offen** ist. So sehen Sie, ob ein Verkauf bezahlt ist, ohne das PDF zu öffnen. Die Bilder oben im Verkauf öffnen das Werk in voller Größe mit der vollständigen Bildlegende. ## Zahlungen und Zahlungslinks Bei einem verkauften Werk bietet das Aktionsmenü **Zahlung erfassen** (bei einem Verkauf nur dieses einen Werks; die Zahlung eines Verkaufs mehrerer Werke erfassen Sie im Verkaufsformular unter **Zahlungsinformationen**): Setzen Sie den **Zahlungsstatus** – **Vollständig bezahlt**, **Zahlungen ausstehend** oder **Nicht bezahlt** –, das **Letzte Zahlungsdatum** und **Zahlungsnotizen** und klicken Sie auf **Zahlung speichern**. Geld, das auf Ihrem Bankkonto oder über Stripe, Shopify oder QuickBooks eingeht, wird unter Verkäufe → Zahlungen dem Verkauf zugeordnet; siehe [Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks](/de/holds-sales/zahlungen-bankabgleich-stripe-shopify-und-quickbooks). Im Verkaufsformular können Sie einen **Kreditkarten-Zahlungslink über Stripe bereitstellen** oder über Shopify, wahlweise mit Kreditkartengebühr – sie beginnt mit der **Standard-Kreditkartengebühr in %** aus Einstellungen › Rechnungsstellung und lässt sich je Verkauf ändern –, oder die Rechnung in QuickBooks bezahlen lassen. Der **Zahlungslink** am Verkauf ist für Ihre Kundschaft – öffnen Sie ihn nicht selbst. Schicken Sie ihn vom Verkauf aus, oder lassen Sie ihn auf der Rechnung stehen: Das Element **Zahlungslink** des Rechnungsbelegs druckt ihn mit QR-Code – siehe [Rechnungen](/de/holds-sales/rechnungen-nummerierte-rechnungen-e-rechnung-und-datev-export). Geht ein Verkauf an QuickBooks, wählen Sie das **Ertragskonto**, auf das er gebucht wird; so müssen Erstverkauf und Wiederverkauf nicht auf demselben Konto landen. Ist Ihr Konto mit QuickBooks oder Lexware Office verbunden, zeigt ein Verkauf **In QuickBooks anlegen** – Sie wählen dabei das **Ertragskonto** – oder **In Lexware Office anlegen**, wobei WrkLst Sie gegebenenfalls nach der **Steuerbehandlung** fragt. Liegt die Rechnung dort, heißt die Schaltfläche **In QuickBooks** bzw. **In Lexware Office** und öffnet sie; siehe [E-Mail- und Buchhaltungsverbindungen](/de/integrations/e-mail-und-buchhaltungsverbindungen-google-microsoft-quickbooks-stripe-shopify). Unter Einstellungen › Benachrichtigungen meldet **Verkaufszahlung überfällig** sich **Bei Überfälligkeit** und **1 Woche nach Überfälligkeit**, **Verkauf vollständig bezahlt**, sobald ein Verkauf als bezahlt markiert ist; **Reservierungen** erinnert Sie, bevor eine Reservierung abläuft. Verfolgt Ihr Konto gar keine Zahlungen, kann eine Administrator:in unter Einstellungen › Rechnungsstellung **Zahlungsinformationen deaktivieren** anhaken: Zahlungsstatus, Zahlungsziele und **Zahlung erfassen** verschwinden dann überall. ## Nach dem Verkauf Weil Verkäufe mit Werken und Kontakten verknüpft sind, erscheint die Transaktion im Werkdatensatz und im Kontaktdatensatz der Kund:in. Die Liste **Verkäufe** zeigt Verkäufe als Karten oder als Tabelle, sortiert nach Kund:in, Rechnungsnummer, Datum oder letzter Änderung. Die Suche findet die Titel der Werke auf einem Verkauf ebenso wie Inventarnummer, Künstler:in, Kund:in und Rechnungsnummer. Der **Filter** grenzt die Liste ein nach: * **Art** – zunächst **Verkäufe & Spenden**; mit **Reservierung** sehen Sie alle laufenden Reservierungen, und **Aufgehobene Reservierungen anzeigen** nimmt die aufgehobenen hinzu – und **Zahlung**, wo **Überfällig** verspätete Zahlungen findet. * **Versand** – **Mit Sendung** oder **Ohne Sendung**, damit Sie die Verkäufe finden, zu denen noch keine Sendung angelegt ist. * **Kund:in, Berater:in oder externe Verkäufer:in**, **Künstler:in**, **Vermittler:in**, **Abgewickelt über**, **Jahr** und **Quartal**, **Standort der Werke**, **Notizen** und **Schlagwörter**. * **Ausschließen** – **Museumsverkäufe**, **Auktionsverkäufe**, **Reine Erfassungsverkäufe** oder **Verkäufe über Berater:innen**. **Diese Verkäufe teilen** in der Werkzeugleiste macht aus allem, was der Filter findet, ein Dokument nach einer Ihrer Vorlagen – etwa eine Verkaufsliste für Ihre Steuerberatung; es landet in Ihren Downloads. **Verkauf löschen** im **⋯** eines Verkaufs entfernt nur den Verkaufsdatensatz, nie die Werke; sieben Tage lang lässt er sich unter Einstellungen › Werkzeugkasten wiederherstellen. Ein Verkauf mit bereits ausgestellten Rechnungsbelegen lässt sich nicht löschen. ![Die Verkaufsliste: 1 Verkäufe suchen · 2 Filter · 3 Als Tabelle anzeigen · 4 Verkauf hinzufügen](/media/d4816cee-de-sales-overview.jpg) *Die Verkaufsliste: 1 Verkäufe suchen · 2 Filter · 3 Als Tabelle anzeigen · 4 Verkauf hinzufügen* ## Rechnungen und Dokumente Wählen Sie am Verkauf **Teilen als** und dann eine Vorlage – das PDF- oder Word-Dokument auf Ihrem Briefpapier wird heruntergeladen; siehe [Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier](/de/settings/dokumentvorlagen). Braucht Ihre Buchhaltung nummerierte, gesperrte Rechnungen, E-Rechnungen oder einen DATEV-Export, lesen Sie [Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export](/de/holds-sales/rechnungen-nummerierte-rechnungen-e-rechnung-und-datev-export). **Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic?** Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: [Reservierungen & Verkäufe](/de/wrklst-classic/classic-reservierungen-und-verkaeufe) ## Verwandte Artikel * [Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export](/de/holds-sales/rechnungen-nummerierte-rechnungen-e-rechnung-und-datev-export) * [Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks](/de/holds-sales/zahlungen-bankabgleich-stripe-shopify-und-quickbooks) * [Vom Lead zum Angebot, zur Reservierung oder zum Verkauf](/de/leads/vom-lead-zum-angebot-zur-reservierung-oder-zum-verkauf) * [Kommissionen](/de/consignments/kommissionen) * [Sendungen](/de/shipments/sendungen) * [Berichte & Analysen](/de/reports-analytics/berichte-und-analysen)