# Datenschutzanfragen: einer Person ihre Daten geben und sie löschen

> Wie Sie eine Person beantworten, die wissen möchte, was Ihr Konto über sie speichert, oder die Löschung verlangt – die Person finden, eine Auskunft erstellen, ihre Daten löschen und das Verzeichnis unter Einstellungen › Datenschutzanfragen führen.

Source: https://support.wrklst.art/de/settings/datenschutzanfragen-einer-person-ihre-daten-geben-und-sie-loeschen
Language: de

**Fragt ein Kontakt oder ein Newsletter-Leser, was Ihr Konto über ihn speichert, oder verlangt die Löschung, findet Einstellungen › Datenschutzanfragen die Person, erstellt eine Auskunft zum Weitergeben und löscht ihre Daten, nachdem es zeigt, was verschwindet und was Sie von Gesetzes wegen behalten müssen.**

## Wann Sie es nutzen

Nutzen Sie es, wenn eine Person Sie fragt:

* **was Sie über sie gespeichert haben** – sie erhält eine **Auskunft**, oder
* **alles zu löschen, was Sie über sie gespeichert haben** – eine **Löschung**.

Die Anfrage beantworten Sie; WrkLst übernimmt nur das Finden, Zusammenstellen und Löschen. Die Seite ist für Anfragen Ihrer eigenen Kontakte und Leser. Jede Anfrage wird in einem Verzeichnis festgehalten.

Sie brauchen das Recht **Datenschutzanfragen**, das Sie einer Rolle unter Einstellungen › Benutzer:innen, Rollen und Berechtigungen geben; die Administration hat es. Siehe [Benutzer:innen, Rollen und Berechtigungen](/de/settings/benutzer-innen-rollen-und-berechtigungen).

## Die Person finden

Öffnen Sie **Einstellungen › Datenschutzanfragen**. Sie können auch vom **⋯**-Menü eines Kontakts oder von einem Newsletter-Abonnenten aus mit **Datenschutzanfrage…** beginnen; die Seite öffnet sich dann mit der Person ausgefüllt.

1. Geben Sie die **E-Mail-Adresse** und optional einen **Namen** ein – der Name findet auch Kontakte ohne diese Adresse.
2. Wählen Sie **Suchen**.

**Gefunden** listet die Kontakte, die die Adresse haben, auch solche im Papierkorb, und das Newsletter-Abo dieser Adresse, selbst wenn die Person kein Kontakt ist. Außerdem zeigt es, was allein unter der Adresse gespeichert ist – zum Beispiel Anfragen, E-Mails, Antworten auf Einladungen, Shop-Bestellungen – und sagt, wenn die Adresse schon einmal bearbeitet wurde.

**Durch die Suche wird nichts erstellt oder gelöscht.** Sie entscheiden, wer zur Person gehört: Haken Sie nur die Einträge der Person an, die gefragt hat, und bestätigen Sie, dass die Adresse ihr gehört (**… gehört der Person**). Mit **Gefundene Kontakte durchsuchen** grenzen Sie eine lange Liste ein. Vertrauliche Kontakte kann nur ein Teammitglied einbeziehen, das sie sehen darf.

Tragen Sie das **Datum der Anfrage** ein – wann die Person gefragt hat. Sie haben einen Monat Zeit für die Antwort. Wählen Sie außerdem die **Sprache der Auskunft**.

## Die Auskunft

Wählen Sie **Auskunft erstellen**. Sie ist in einem Moment fertig und erscheint vier Stunden lang in Ihren **Downloads**; laden Sie sie bis dahin herunter.

Die Auskunft ist eine ZIP-Datei mit einem PDF, einer Datendatei und einer Tabelle je Art von Daten. Zu jeder Art von Daten steht darin, was gespeichert ist, wozu, woher es stammt, wer es erhalten hat, seit wann und welche Einwilligungen vorliegen. Arten ohne Inhalt sagen das. Bei Daten, die Sie behalten müssen, steht der Grund.

Die Auskunft enthält keine Daten anderer Personen, nicht den Text von E-Mails und keine Kopien außerhalb von WrkLst, und sie sagt das auch.

WrkLst sendet die Auskunft nicht. Laden Sie sie herunter und senden Sie sie der Person selbst.

## Die Daten einer Person löschen

Wählen Sie **Löschen…**. **Daten dieser Person löschen** zeigt zuerst eine Vorschau in drei Teilen:

* **Wird endgültig gelöscht** – zum Beispiel Kontaktdaten, Kontaktverlauf, Listen, Wartelisten, E-Mails, Antworten auf Einladungen, Leads, Verlauf und das Newsletter-Abo mit Einwilligungen und Klicks. Ein Kontakt, den nichts aufzubewahren verlangt, wird sofort gelöscht, nicht im Papierkorb gelassen.
* **Bleibt ohne die Person** – nie in Rechnung gestellte Angebote und Reservierungen bleiben für Ihr Geschäft; die Person wird daraus entfernt.
* **Bleibt, weil das Gesetz es verlangt** – mit dem Grund:
  * **Käufe, Rechnungen und Zahlungen**, abgeschlossene Verkäufe und Shop-Bestellungen: Handels- und Steuerrecht, in Deutschland 8 bis 10 Jahre.
  * **Kommissionen und Sendungen**: Vereinbarungen und ihre Korrespondenz, in Deutschland 6 Jahre.
  * **Werke, Ausstellungen und Biografien, die die Person nennen** – die Person als Künstler:in, Eigentümer:in, frühere:r Eigentümer:in oder Leihgeber:in: Die Geschichte eines Werks (Provenienz) gehört zu Ihren Geschäftsunterlagen, einschließlich der Prüfungen gegen Geldwäsche, 5 Jahre.
  * **Steuerangaben**, etwa USt-IdNr.-Prüfungen und Befreiungsbescheinigungen: Das Steuerrecht verlangt sie.

Ein Kontakt, den eine aufbewahrte Unterlage nennt, bleibt als eingeschränkter Kontakt: markiert mit „Nicht ansprechen“, nur mit dem Namen, der Firma und der Postanschrift, die die aufbewahrten Unterlagen brauchen. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Links, Notizen und Ähnliches sind weg.

Auch die Adresse selbst wird nicht aufbewahrt. Ein Fingerabdruck von ihr bleibt, damit die Person weder angeschrieben noch durch einen Import erneut aufgenommen wird – speichern Sie einen Kontakt erneut mit dieser Adresse, wird er mit „Nicht ansprechen“ markiert.

Zum Löschen geben Sie auf Nachfrage die Adresse ein (**Geben Sie … ein, um zu bestätigen**; bei einem Kontakt ohne Adresse den Namen) und wählen **Endgültig löschen**. **Das lässt sich nicht rückgängig machen.** Die Löschung läuft im Hintergrund; ihr Ergebnis erscheint im Verzeichnis.

## Bleibt für Sie zu tun

Nach einer Löschung nennt das Verzeichnis, was WrkLst nicht erreichen kann (**Bleibt für Sie zu tun**):

* Erwähnungen der Person in anderen Einträgen – eine Notiz bei einem anderen Kontakt, die Notizen eines Verkaufs, ein Dokument –, die sich nicht automatisch finden lassen: Suchen Sie nach dem Namen und entfernen Sie, was Sie finden,
* E-Mails in Ihren eigenen Postfächern außerhalb von WrkLst – löschen Sie sie dort, außer Handelsbriefen, die Sie aufbewahren müssen,
* Exporte, PDFs und Tabellen, die Sie früher heruntergeladen oder ausgedruckt haben,
* die Person in Ihrem Mailchimp- oder MailerLite-Konto – WrkLst meldet sie dort ab, Sie löschen sie; war der Dienst nicht erreichbar, melden Sie sie selbst ab und löschen sie,
* die Zustellprotokolle des Newsletter-Dienstes, die nach bis zu 90 Tagen ablaufen, und jeden Newsletter-Dienst, den Sie früher genutzt haben,
* eine Karte in den Google-Kontakten eines Teammitglieds,
* Dateien, die WrkLst noch nicht entfernen konnte; es versucht es in der Nacht erneut.

## Das Verzeichnis der Anfragen

Das **Verzeichnis der Anfragen** am Ende der Seite hält jede Anfrage fest: **Angefragt**, **Anfrage** (Auskunft oder Löschung), **Status** (Wartet, Läuft, Erledigt oder Fehlgeschlagen), **Bearbeitet von** und **Details** mit dem, was in der Auskunft stand, was gelöscht oder anonymisiert und was aufbewahrt wurde und warum. Eine Anfrage zu einer schon bearbeiteten Adresse ist mit **schon einmal gefragt** markiert. Das Verzeichnis enthält keine personenbezogenen Daten der Fragenden. **Exportieren** gibt es als Tabellendatei aus.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; die Frist für die Antwort, nach der DSGVO ein Monat, haben Sie selbst einzuhalten.

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