**Vorlagen machen aus Ihren WrkLst-Datensätzen Dokumente – PDFs, Word-Dateien und Tabellen auf Ihrem eigenen Briefpapier, mit einem Klick aus jeder Werkliste, einem Verkauf, einer Sendung oder einer Ausstellung. Sie richten sie unter Einstellungen → Vorlagen ein oder lassen sie von uns bauen.** ## So funktionieren Vorlagen Jede Vorlage hat eine **Datenquelle** (Werke, Kontakte, Verkauf (Rechnung), Verkäufe (Bericht), Kommission, Sendung (Proforma), Werkliste, Kontaktliste, Ausstellung oder Biografie) und ein **Format**: HTML → PDF, Excel, PDF (ohne HTML), CSV, JSON (WrkLst-Transfer), Word .docx (Mustache) oder Rechnungsbeleg (konfigurierbar, PDF). Einmal gespeichert, erscheint die Vorlage im Teilen-Menü jedes passenden Datensatzes. **Vorlage hinzufügen** öffnet eine Galerie fertiger Ausgangspunkte; **Mit einer leeren Vorlage beginnen** startet bei null. ![Einstellungen → Vorlagen.](https://support-admin.wrklst.art/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBZEk9IiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--888e4375a39e2cd436483a10c2f44c7fd3b65130/de-settings-templates.jpg) *Einstellungen → Vorlagen.* Das Dokument wird auf unseren Servern erstellt und lädt sich selbst herunter, sobald es fertig ist – auch wenn Sie den Tab schließen. Das Menü **Downloads** in der Kopfleiste zeigt den Fortschritt und lässt Sie einen fehlgeschlagenen Export erneut starten oder entfernen. ## Fertige PDF-Layouts für Ihre Werke Mit dem Format **PDF (ohne HTML)** richten Sie das ganze Dokument in einem Formular ein. Unter **PDF-Dokument** wählen Sie das **Layout**: * **Liste — ein Werk pro Zeile**: ein kleines Bild, die Bildunterschrift und die Angaben, die Sie auswählen. * **Ganze Seite — ein Werk pro Seite**: ein großes Bild mit den Angaben darunter. * **Bilder — jedes Bild auf einer eigenen Seite**: jedes Bild im Format des Werks mit der Bildunterschrift darunter, ohne Briefkopf und Seitenzahlen. Beim Download wählen Sie zwischen einem einzigen PDF und einzelnen Bildern mit der Bildunterschrift im Bild – und was in der Bildunterschrift steht. **Auflösung**, **Werke ohne Bild einbeziehen**, **Schriftart**, **Schriftgröße**, **Bildgröße** und ein optionaler **Dokumenttitel** vervollständigen die Seite. Unter **Briefkopf** setzen Sie das Häkchen bei **Briefkopf drucken**, wählen das **Logo** (**Kontologo verwenden**, **Anderes Logo verwenden** oder **Kein Logo**), tragen Ihre **Briefkopfzeilen** ein – etwa Firma, Adresse und Website – und entscheiden über **Auf jeder Seite wiederholen**. Unter **Fußzeile** setzen Sie das Häkchen bei **Fußzeile drucken**, tragen die **Zeilen der Fußzeile** ein und wählen **Seitenzahlen drucken**. Das Kontologo hinterlegen Sie einmal unter Einstellungen → Allgemeines Konto → Präsentationen; danach wird es überall verwendet. Eine einzelne Vorlage kann weiterhin ein anderes Logo verwenden oder gar keines. ## Word-Vorlagen Mit dem Format **Word .docx (Mustache)** laden Sie unter **Vorlagendateien** Ihre eigene Word-Datei hoch; die erste Datei (★) ist der Standardstil, weitere Stile können Sie ergänzen. Das **Standard-Downloadformat** entscheidet, ob das Ergebnis als PDF oder Word DOCX ankommt, und die **Bildqualität** legt die Auflösung der Bilder fest. Über das Download-Symbol neben dem Dateinamen erhalten Sie die Word-Datei, auf der eine Vorlage basiert – praktisch, um sie zu bearbeiten oder in einer anderen Vorlage wiederzuverwenden. ## Auswählen, was hineinkommt Unter **Felder** legen Sie fest, welche Felder beim Export anpassbar sind und welche davon standardmäßig ausgewählt sind. Beim Download lässt **Anpassen** Sie die Felder wählen, die Startposition auf einem Etikettenbogen festlegen und bei Word-Vorlagen Stil sowie PDF oder Word bestimmen. ## Der Rechnungsbeleg Für einen Verkauf setzt das Format **Rechnungsbeleg (konfigurierbar, PDF)** die Rechnung aus Elementen zusammen, die Sie ein- und umschalten: Empfängeradresse, Rechnungsdaten, Titel, Einleitung, Positionen mit Bildern, Summen, Zahlungshinweis, Schlusstext, Bedingungen aus dem Verkauf, Unterschrift und Steuerhinweise – mit Ihrem Logo, einem Briefpapier-PDF, Letter oder A4 und einer Live-Vorschau. Derselbe Beleg dient dem Download und, sobald die Rechnungsbuchhaltung eingeschaltet ist, den ausgestellten Rechnungen. Eine Vorlage kann zu einem **Standort** gehören, sodass nur Verkäufe von diesem Standort sie erhalten. ## Dokumente für einen einzelnen Datensatz Ein PDF- oder Word-Dokument für einen einzelnen Verkauf, eine Ausstellung oder eine Sendung erstellen Sie direkt auf der Werkseite – überall dort, wo Sie die Berechtigung zum Teilen und passende Vorlagen haben. Der Kostenbericht einer Ausstellung oder Kommission braucht keine Vorlage: Klappen Sie „Produktion & Ausgaben“ auf und laden Sie ihn als PDF oder Tabelle herunter. ## Wir bauen individuelle Vorlagen für Sie Wir erstellen Vorlagen, die zu der Art passen, wie Ihre Organisation arbeitet. Steht eine Vorlage, entsteht das Dokument direkt aus Ihren WrkLst-Datensätzen – ohne Kopieren, ohne Neuformatieren. Typische Vorlagen sind Tear Sheets, Checklisten, Kommissionsverträge, Zustandsberichte, Rechnungen und vollständige Werkberichte, alle mit Ihrem Briefkopf und Ihren Schriften. Schreiben Sie uns dafür über die Support-Nachrichten in der App oder an [support@wrklst.art](mailto:support@wrklst.art). Schicken Sie Beispiele der Dokumente, die Sie erzeugen möchten, am besten als Microsoft-Word-Dateien: An Ihren bestehenden Unterlagen sehen wir, wie Ihre Dokumente aufgebaut sind und welche Felder Ihnen wichtig sind – so kommt das Ergebnis dem, was Sie sich vorstellen, viel näher. ## Verwandte Artikel * [Reservierungen & Verkäufe](/hc/wrklst-docs/articles/1790910028-reservierungen-und-verkaeufe) * [Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export](/hc/wrklst-docs/articles/1790910029-rechnungen-nummerierte-rechnungen-e-rechnung-und-datev-export) * [Sendungen](/hc/wrklst-docs/articles/1790910031-sendungen) * [Kommissionen](/hc/wrklst-docs/articles/1790910033-kommissionen) * [Allgemeine Kontoeinstellungen anpassen](/hc/wrklst-docs/articles/1790910005-allgemeine-kontoeinstellungen-anpassen)