RSVP-Kampagnen: Einladungen mit Antwort
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Eine RSVP-Kampagne ist eine Einladung, auf die Ihre Gäste antworten. Jeder Gast bekommt seinen eigenen Antwort-Link und sagt auf einer Seite im Stil Ihrer Galerie zu oder ab. Sie sehen, wer kommt, führen eine Warteliste, haken Gäste an der Tür ab und wissen hinterher, wer da war. Dieser Artikel beschreibt RSVP-Kampagnen in WrkLst 10.
Was eine RSVP-Kampagne ist
Eine RSVP-Kampagne ist eine Kampagne wie jede andere – ein Brief, einmal geschrieben und von Ihrem eigenen E-Mail-Konto an jede Person darauf versendet, siehe Kampagnen –, nur steht eine Veranstaltung dahinter. Jede Einladung enthält die persönlichen Antwort-Schaltflächen des Gastes. Ein Klick öffnet eine Antwortseite im Stil Ihrer Galerie – auf Ihrer eigenen Domain, wenn Sie eine für Präsentationen eingerichtet haben. Dort antwortet der Gast mit Ja, ich nehme teil oder Nein, ich kann nicht teilnehmen, nennt die Personen, die er mitbringt, und ergänzt, wenn Sie danach fragen, eine Nachricht oder seine Ernährungswünsche und Bedürfnisse zur Barrierefreiheit. Bis zur Antwortfrist lässt sich die Antwort über denselben Link ändern.
Wer zusagt, bekommt eine Bestätigung per E-Mail mit allen Angaben und einer Kalenderdatei und, wenn Sie eine eingestellt haben, vor der Veranstaltung eine Erinnerung. Diese E-Mails verschickt WrkLst im Namen Ihrer Galerie; wer darauf antwortet, erreicht die Person, die die Kampagne geschrieben hat.
In den Nachrichten trägt eine RSVP-Kampagne das Zeichen RSVP. Öffnungen erfasst eine Einladung nicht – hier zählt die Antwort.
Eine Einladung beginnen
- In den Nachrichten über Neu › Neue RSVP-Kampagne.
- Bei einer Ausstellung über Neue Einladung im Abschnitt Kampagnen – die Einladung ist dann schon mit der Ausstellung verknüpft.
- Aus der Dinnerliste einer Ausstellung – siehe „Eine Dinnerliste für eine Ausstellung“ weiter unten.
Eine RSVP-Kampagne hat vier Schritte: Veranstaltung, Brief, Empfänger:innen und Senden. Tragen Sie unter Name der Kampagne einen Namen ein und wählen Sie, falls sie zu einer gehört, die Ausstellung. Verknüpfen Sie die Ausstellung, wann immer es eine gibt: Dann steht die Einladung bei der Ausstellung, und ihre Antworten zählen in den Chancen.
Mit einer früheren Einladung beginnen übernimmt Veranstaltung, Einstellungen und Brief einer RSVP-Kampagne, die Sie schon einmal angelegt haben; die Empfänger:innen bleiben die dieser Kampagne. Das geht, solange noch niemand angeschrieben wurde.
Die Veranstaltung
Die Veranstaltung – Name der Veranstaltung (erscheint auf der Antwortseite und in der Bestätigung; bleibt das Feld leer, gilt der Name der Kampagne), Ein paar Worte an Ihre Gäste, ein Bild mit Bildunterschrift, die Sprache der Antwortseite – in ihr erscheinen die Seite, die Bestätigung und die Erinnerungen; ohne eigene Wahl Die Sprache des Kontos – und die Zeitzone, in der die Zeiten gelten, also die des Veranstaltungsorts.
Wann und wo – ein Programmpunkt oder mehrere, etwa erst die Eröffnung, danach ein Dinner. Jeder Programmpunkt hat Was, einen Tag mit Von und Bis, Ort, Stadt, Adresse und einen Hinweis, zum Beispiel zum Eingang oder zur Kleiderordnung. Wer die Adresse sieht legen Sie je Programmpunkt fest: Alle Eingeladenen oder Erst nach einer Zusage – bis dahin sehen die Gäste nur die Stadt. So bleibt die Adresse eines Dinners bei denen, die kommen.
Antworten:
- Wer antworten kann – Persönliche Einladung: Alle Empfänger:innen antworten über ihren eigenen Link, niemand sonst kann ihn verwenden. Offene Einladung: ein Link, den Sie überall teilen können; wer ihn hat, meldet sich mit Namen und E-Mail-Adresse an. Link kopieren kopiert ihn. Wer sich so anmeldet, wird über die E-Mail-Adresse einem vorhandenen Kontakt zugeordnet; ein neuer Kontakt entsteht dabei nicht. Jede Adresse kann nur einmal antworten – meldet sie sich ein zweites Mal an, bekommt sie stattdessen ihren eigenen Antwort-Link.
- Plätze – bei einer persönlichen Einladung freiwillig, bei einer offenen erforderlich. Sind alle Plätze vergeben, kommt eine Zusage auf die Warteliste.
- Antwort bis – danach lassen sich Antworten auf der Seite nicht mehr ändern.
- Begleitung – Keine Begleitung, Alle dürfen Gäste mitbringen oder Nur Empfänger:innen, die ich auswähle, dazu Gäste pro Einladung. Begleitpersonen werden mit Namen genannt, für die Gästeliste an der Tür.
- Gäste dürfen eine Nachricht hinzufügen und Nach Ernährungswünschen und Barrierefreiheit fragen. Gäste teilen solche Angaben nur, wenn sie ihrer Verwendung zustimmen; sie werden 30 Tage nach der Veranstaltung gelöscht und nie zum Kontakt hinzugefügt.
- Erinnerung an die Zusagen – Keine Erinnerung oder eine Erinnerung einen bis sieben Tage vorher, per E-Mail mit allen Angaben und der Kalenderdatei.
Nach der Antwort – Worte für die Zusagen (auf der Seite und in der Bestätigung) und Worte für die Absagen.
Bevor es ans Senden geht, braucht jeder Programmpunkt einen Tag und eine Anfangszeit und eine offene Einladung eine Zahl von Plätzen.
Der Brief
WrkLst schreibt aus der Veranstaltung einen ersten Brief – Betreff, Anrede, die Programmpunkte so, wie alle Gäste sie sehen dürfen, die Antwortfrist und einen Schlusssatz, in der Sprache der Antwortseite. Passen Sie ihn nach Belieben an; Sie schreiben ihn im selben Editor wie jede Nachricht, siehe Nachrichten. Die Antwort-Schaltflächen setzen Sie, wohin Sie möchten: Cursor an die Stelle, dann in der Zeile Einfügen: unter dem Text Antwort-Schaltflächen wählen. Fehlen sie im Text, stehen sie unter dem Brief. Aus der Veranstaltung neu schreiben ersetzt Betreff und Text durch einen neuen Brief aus der Veranstaltung – nach einer Rückfrage, denn Ihre Änderungen daran gehen verloren.
Empfänger:innen und Senden funktionieren wie bei jeder Kampagne – siehe Kampagnen: Wer als Nicht ansprechen markiert oder vom Newsletter abgemeldet ist, wird nicht eingeladen.
Die Gästeliste
Öffnen Sie die Kampagne, steht ihre Gästeliste obenan. Ganz oben die Zahlen: Zusagen – alle, die kommen, gemessen an den Plätzen, falls Sie welche festgelegt haben, aufgeteilt in Eingeladene und Begleitpersonen –, Keine Antwort, Absagen, Warteliste, Eingecheckt und nach der Veranstaltung Nicht gekommen. Darunter alle Personen: die Empfänger:innen mit ihrer Antwort, ihrer Begleitung, ihrer Nachricht und ihren Ernährungswünschen, danach, wer sich über den offenen Link angemeldet hat, und die Gäste ohne Anmeldung. Anzeigen filtert die Liste – Alle, Zusagen, Keine Antwort, Absagen, Warteliste und, sobald die Veranstaltung begonnen hat, Gekommen und Nicht gekommen –, Gast suchen durchsucht sie. Ein Name öffnet den Kontakt.
- Platz geben holt jemanden von der Warteliste auf die Gästeliste; die Person erfährt es per E-Mail. Von selbst rückt niemand nach.
- Bei Nur Empfänger:innen, die ich auswähle legen Sie unter Gäste fest, wie viele Begleitpersonen jede Empfänger:in mitbringen darf – auch nachdem die Einladung verschickt wurde: Ihre Seite zeigt es sofort. Per E-Mail Bescheid geben, wenn ich Gäste erlaube, nachdem die Einladung verschickt wurde schickt ihr dazu eine Nachricht.
- An alle ohne Antwort erinnern schickt allen, die noch nicht geantwortet haben, eine Erinnerung.
Diese drei sind der Person vorbehalten, die die Kampagne geschrieben hat. Gästeliste (CSV) lädt die Liste herunter, und Link kopieren kopiert den Link einer offenen Einladung.
An der Tür
Haken Sie Gäste beim Eintreffen ab – das Kästchen am Anfang jeder Zeile; jede Begleitperson hat ihre eigene Zeile. Gast ohne Anmeldung hinzufügen nimmt jemanden auf, der nicht auf der Liste stand, mit Namen und auf Wunsch E-Mail-Adresse, und checkt ihn gleich ein. Das kann jede Person, die die Kampagne öffnen darf – eine Kolleg:in an der Tür also auch mit dem Telefon. Hat die Veranstaltung begonnen, markiert Nicht gekommen jemanden, der zugesagt hat und nicht da war; Rückgängig nimmt die Markierung zurück.
Danach
- Jeder eingeladene Kontakt hat einen Abschnitt Einladungen: jede Einladung mit Veranstaltung, Ausstellung und Ausgang – Gekommen, Nicht gekommen, Zugesagt, Abgesagt, Keine Antwort – und darüber, wie oft die Person eingeladen war, zugesagt hat, gekommen und nicht gekommen ist.
- Jede Antwort steht im Kontaktverlauf des Kontakts als RSVP und zählt als Kontakt – siehe Chancen: weitere Listen, der Kontaktverlauf und Nicht ansprechen.
- Sind die Chancen eingeschaltet, hat, wer eine Einladung zu einer Ausstellung zugesagt hat – Einladung zugesagt – oder gekommen ist – Zu einer Veranstaltung gekommen –, einen Grund bei den Künstler:innen dieser Ausstellung. Eine Absage oder eine Zusage mit Nicht gekommen zählt nicht. Siehe Chancen: wen Sie als Nächstes ansprechen.
- Die Ausstellung führt die Einladung im Abschnitt Kampagnen, mit der Zahl der Zusagen, Absagen und offenen Antworten.
Eine Dinnerliste für eine Ausstellung
Sind die Chancen eingeschaltet, bietet der Abschnitt Vorgeschlagen einer Ausstellung die Dinnerliste: die für die Ausstellung vorgeschlagenen Personen in der Nähe des Ausstellungsorts. Wählen Sie Rund um den Ausstellungsort – im Umkreis von 10 bis 250 km oder Beliebige Entfernung – und welche Chancen: Alle, Mittel und hoch oder Nur hoch; Auch Personen ohne bekannten Ort nimmt diejenigen ohne verortete Adresse dazu. Bei jeder Person stehen Ort und Entfernung, die stärksten Gründe und wie frühere Einladungen ausgingen – eingeladen, zugesagt, gekommen, nicht gekommen und die letzte Einladung – oder Noch nie eingeladen.
Haken Sie die gewünschten Personen an – Alle auswählen, die eingeladen werden können wählt alle mit E-Mail-Adresse – und wählen Sie … Personen zum Dinner einladen, bis zu 50 auf einmal. WrkLst legt eine RSVP-Kampagne an, die schon für ein Dinner eingerichtet ist – ein Programmpunkt am Eröffnungstag der Ausstellung, sofern es einen gibt, um 20 Uhr, dessen Adresse nur sieht, wer zusagt, keine Begleitung, so viele Plätze wie Eingeladene und eine Erinnerung am Vortag –, und öffnet sie im Schritt Veranstaltung, damit Sie sie fertigstellen und versenden. Wer als Nicht ansprechen markiert, vom Newsletter abgemeldet, ohne E-Mail-Adresse oder für Sie vertraulich ist, bleibt draußen – wie bei Anschreiben.
Wer was darf
Wie jede Kampagne braucht eine RSVP-Kampagne Kampagnen in Ihrem Tarif und in Ihrer Rolle. Bearbeiten, senden oder löschen kann eine Kampagne nur die Person, die sie geschrieben hat.