Dokument-Designer: eigene PDF-Dokumente gestalten

Mit dem Dokument-Designer gestalten Sie ein Dokument einmal — einen Katalog, Werkblätter, einen Künstler-Lebenslauf — und WrkLst füllt es mit den Daten jeder Ausstellung, jeder Werkauswahl oder jeder Künstler:in und macht daraus ein PDF. Texte, Bilder und Formen stehen genau dort, wo Sie sie platzieren. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.

Was ein Design ist

Ein Design ist das Layout eines Dokuments: Papierformat, Ränder, Briefkopf und Schriften und seine Seiten mit Texten, Bildern und Formen. Statt einen Titel zu tippen, setzen Sie ein Feld wie Ausstellungstitel in einen Text; beim Erstellen des PDFs wird es aus dem Datensatz gefüllt. So passt ein Design zu jeder Ausstellung — zum Heft der Sommerausstellung wie zu dem im nächsten Jahr.

Ein Design wird aus einer Art von Datensatz erstellt:

• Ausstellung — Titel, Daten, Künstler:innen, Ausstellungsansichten und alle Werke einer Ausstellung.
• Werke — ein Werk oder eine Auswahl, für Werkblätter und Werklisten.
• Kontakte — ein Kontakt oder eine Auswahl, für Briefe und Etiketten.
• Künstlerbiografie — Biografie und Lebenslauf einer Künstler:in.

Weitere Daten können Sie später hinzufügen — zum Beispiel die Biografie jeder Künstler:in der Ausstellung im Anschluss an die Ausstellungsseiten.

Ein Design beginnen

1. Öffnen Sie Dokument-Designer in der Seitenleiste und wählen Sie Neues Design.
2. Wählen Sie unter 1. Worauf basiert das Dokument? die Art von Datensatz, unter 2. Beginnen mit eine Leere Seite oder ein fertiges Design — Ausstellungsheft, Werkblätter oder Künstler-CV — und geben Sie unter 3. Name einen Namen ein.
3. Wählen Sie Design erstellen. Der Editor öffnet sich, schon gefüllt mit einem Ihrer Datensätze, sodass Sie das Design von Anfang an mit echten Daten sehen. Weitere Daten — die Biografie einer Künstler:in, ein Titelbild, ein PDF — können Sie später hinzufügen, wann immer das Dokument sie braucht.

Erste Schritte oben unter Auswahl, solange nichts ausgewählt ist, führt Sie durch den Rest: Ihre Grundlage, die Seiten, weitere Daten, Schriften und Briefkopf und das PDF oder das Teilen-Menü. Jeder Schritt zeigt, ob er erledigt ist, und öffnet die Stelle, an der er erledigt wird.

Die Liste zeigt Alle Designs, die Sie sehen dürfen, oder nur Meine. Jedes Design zeigt, wer es sieht und woraus es erstellt wird. In seinem ⋯-Menü beginnt Kopie erstellen ein eigenes Design daraus, Design löschen entfernt es.

Der Editor

Links unter Seiten stehen der Briefkopf und die Seiten des Designs in ihrer Reihenfolge. Unter jeder Seite steht, wie sie umbricht — Eine Seite, eine Seite für jedes Werk mit der Zahl in der Vorschau oder ein Text, der über so viele Seiten wie nötig läuft —, und unter der geöffneten Seite stehen ihre Elemente (siehe Ebenen). ‹ Seite 2 von 4 › über der Seite wechselt die Seite. In der Mitte sehen Sie die geöffnete Seite, rechts ihre Eigenschaften in vier Reitern: Auswahl, Dokument, Daten und Verwendung. Jede Änderung wird nach einem Moment gespeichert — die Leiste zeigt Alle Änderungen gespeichert —, mit Rückgängig und Wiederholen gehen Sie zurück und vor.

Das Design ist mit einem Datensatz der Art gefüllt, auf der es basiert. Um es mit einem anderen zu sehen, öffnen Sie Daten und wählen ihn unter Vorschau mit. Das gilt nur für die Vorschau: Das Design funktioniert mit jedem Datensatz.

Texte, Bilder und Formen

Sie fügen sie mit den Schaltflächen in der Leiste hinzu: Text hinzufügen, Bild hinzufügen, Rechteck hinzufügen und Linie hinzufügen. Bild hinzufügen bietet ein Bild aus den Daten (eine Ausstellungsansicht oder das Bild eines Werks, das sich mit dem Datensatz ändert), ein Bild Aus der Medienbibliothek oder Logo oder Bild hochladen… — ein SVG, PNG oder JPG, das in seiner eigenen Form auf die Seite gesetzt und in der Medienbibliothek gespeichert wird. Ein SVG-Logo bleibt im PDF in jeder Größe scharf, ein PNG behält seinen transparenten Hintergrund.

• Klicken Sie etwas auf der Seite an, um es auszuwählen, mit Umschalt mehrere. Ziehen verschiebt es, die Anfasser ändern die Größe. Es rastet an den Rändern, der Seitenmitte und den anderen Elementen ein, eine Linie zeigt wo; mit gedrückter Alt-Taste platzieren Sie frei. Die Pfeiltasten verschieben um 1 mm, mit Umschalt um 10 mm.
• Unter Auswahl setzen Links, Oben, Breite und Höhe es auf den Zehntelmillimeter genau; Drehung und Deckkraft stehen dort auch. Seite füllen macht es so groß wie das Papier — für ein randabfallendes Bild —, Bis zu den Rändern füllen so groß wie die Fläche innerhalb der Ränder.
• Entf löscht die Auswahl, Cmd/Strg + D dupliziert sie, In den Vordergrund und In den Hintergrund ändern, was obenauf liegt.

Einen Text schreiben Sie unter Text. Klicken Sie ein Feld unter dem Text an — Ausstellungstitel, Künstler:innen, Daten … —, um es einzufügen; es wird beim Erstellen des PDFs mit den Daten gefüllt. Wählen Sie seinen Textstil — Überschrift, Grundtext, Bildunterschrift oder einen eigenen, siehe Textstile — und ändern Sie Schriftart, Größe, Schriftstärke, Zeilenabstand, Zeichenabstand, Farbe oder Ausrichtung dort, wo dieser Text abweichen soll; Zurück zum Stil nimmt diese Änderungen wieder zurück. Text verkleinern, bis er passt macht einen langen Titel kleiner, damit er in seinen Rahmen passt. Wiederholen für jeden schreibt den Text einmal für jeden Eintrag einer Liste — zum Beispiel den Namen jeder Künstler:in, je Zeile oder durch Kommas getrennt.

Ein Bild kommt Aus den Daten — das erste Bild eines Werks, eine Ausstellungsansicht —, Aus der Medienbibliothek, in die Sie auch eines hochladen können, oder wird Beim Erstellen gewählt. Rahmen füllen schneidet es auf den Rahmen zu, Ganz zeigen zeigt es vollständig. Um den Ausschnitt zu wählen, doppelklicken Sie das Bild auf der Seite und ziehen es; mit Zoom schneiden Sie enger zu. Mit Seitenverhältnis beim Ändern der Größe beibehalten behält ein Logo oder Bild seine Form, wenn Sie an einer Ecke ziehen — mit gedrückter Umschalt-Taste für einen Zug umgekehrt —, und Rahmen an die Form des Bildes anpassen macht den Rahmen genau so hoch, wie das Bild es braucht.

Ein Rechteck oder eine Linie hat eine Füllfarbe, eine Linie und Abgerundete Ecken.

Seiten

Eine Seite fügen Sie mit + über den Seiten hinzu:

• Seite — eine Seite mit frei platzierten Texten, Bildern und Formen, etwa das Titelblatt.
• Wiederholte Seite — eine Seite für jeden Eintrag einer Liste: ein Werkblatt für jedes Werk der Ausstellung. Ihre Texte und Bilder zeigen diesen Eintrag; mit den Pfeilen über der Seite blättern Sie durch die Einträge.
• Fließtext — ein langer Text wie ein Pressetext oder der Lebenslauf einer Künstler:in, der innerhalb der Ränder über so viele Seiten läuft, wie er braucht. Was Sie auf einer Fließtext-Seite platzieren, steht auf jeder ihrer Seiten.
• Angehängtes PDF — ein PDF zwischen Ihren Seiten, siehe unten.

Ist auf der Seite nichts ausgewählt, zeigt Auswahl die Seite selbst: die Daten dieser Seite, unter Wiederholen, ob sie sich für jeden Eintrag einer Liste wiederholt, Briefkopf anzeigen und ihre Hintergrundfarbe. Das ⋯-Menü einer Seite dupliziert, verschiebt und löscht sie.

Ebenen

Unter der geöffneten Seite in Seiten stehen ihre Elemente in der Reihenfolge, in der sie übereinanderliegen — das oberste zuerst. Ziehen Sie ein Element an seinem Griff, oder nutzen Sie die Pfeiltasten auf dem Griff, um es vor oder hinter ein anderes zu legen. Das Auge blendet ein Element aus, auf der Seite und im PDF; das Schloss verhindert, dass es mit einem Klick auf die Seite verschoben wird — wählen Sie es dann in der Liste aus. Ein Klick auf ein Element einer anderen Seite öffnet diese Seite mit dem Element ausgewählt.

Briefkopf

Wählen Sie Briefkopf in der Seitenliste und fügen Sie Ihr Logo, Ihre Adresse oder eine Linie hinzu. Sie erscheinen auf jeder Seite, bei der Briefkopf anzeigen eingeschaltet ist.

Angehängte PDFs

Eine Seite Angehängtes PDF fügt an dieser Stelle die Seiten eines PDFs ein — die Biografie einer Künstler:in, eine Preisliste, ein Zustandsprotokoll. Unter Welches PDF wählen Sie:

• Immer dieses PDF — ein PDF aus der Medienbibliothek: gewählt, hochgeladen oder einmal aus einer WrkLst-Vorlage erstellt, zum Beispiel die Biografie einer Künstler:in; es wird in der Medienbibliothek gespeichert.
• Jedes Mal wählen — Sie werden bei jedem Erstellen des Designs nach dem PDF gefragt. Das hier gewählte PDF wird vorgeschlagen.
• Automatisch erstellen — wird für den Datensatz jedes Durchgangs aus einer WrkLst-Vorlage erstellt und ist so immer aktuell: Wählen Sie unter Erstellt für die Ausstellung oder jede ihrer Künstler:innen und unter Vorlage die WrkLst-Vorlage. Das PDF dauert so etwas länger.

Nur PDFs lassen sich anhängen; eine vertrauliche Datei wird nie eingefügt.

Dokument-Einstellungen

Unter Dokument: das Papierformat (A4, A5, A3, US Letter, US Legal oder ein eigenes Format), Hochformat oder Querformat, die Ränder — die gestrichelte Linie auf der Seite — sowie Schrift, Größe, Zeilenabstand und Farbe des Dokumenttexts.

Textstile

Unter Dokument benennt Textstile die Arten von Text in Ihrem Dokument — ein neues Design beginnt mit Überschrift, Grundtext und Bildunterschrift — und gibt jeder Schriftart, Größe, Schriftstärke, Zeilen- und Zeichenabstand und Farbe. Jeder Text wählt einen Stil; ändern Sie einen Stil, ändern sich alle Texte, die ihn verwenden. + fügt einen Stil hinzu, der Papierkorb entfernt ihn.

Schriften

Die Schriftlisten zeigen zuerst Ihre Schriften, dann rund zwanzig sofort verfügbare Schriftfamilien, geordnet nach Serifenlos und Mit Serifen — darunter Inter, Arimo (wie Arial), Montserrat, Open Sans, DM Sans, EB Garamond, Lora und Playfair Display. Unter Ihre Schriften können Sie eigene Schriftdateien (TTF, OTF, WOFF oder WOFF2) für alle Designs Ihres Kontos hochladen — eine Datei je Schriftstärke und Stil, alle mit demselben Schriftnamen.

Weitere Daten

Daten zeigt zuerst Ihre Grundlage: die Art von Datensatz, auf der das Design basiert, und den, den die Vorschau zeigt. Darunter sind Weitere Daten optional: Daten hinzufügen fügt einen weiteren Datensatz oder ein Bild hinzu, das das Design braucht — zum Beispiel Künstlerbiografie. Bei einem Ausstellungsdesign nimmt Jede:r Künstler:in der Ausstellung alle Künstler:innen der Ausstellung nacheinander. Ein Datensatz oder Bild ist entweder Hier festgelegt, oder Sie wählen Jedes Mal fragen: Dann wird bei jedem Erstellen danach gefragt, und das hier Festgelegte wird vorgeschlagen.

Um es zu zeigen, wählen Sie es als Daten dieser Seite einer Seite — etwa für einen Fließtext mit dem Lebenslauf der Künstler:in.

Das PDF erstellen

Wählen Sie PDF erstellen, wählen Sie den Datensatz — zu Beginn der aus der Vorschau — und beantworten Sie, was das Design fragt. Das PDF wird im Hintergrund erstellt: Downloads oben zeigt, wie weit es ist, und gibt es Ihnen, sobald es fertig ist.

Ein Design in Ausstellungen, Werken, Kontakten oder Biografien verwenden

Unter Verwendung fügt Im Teilen-Menü von … anzeigen das Design dem Teilen-Menü seines Bereichs hinzu, wie jede andere PDF-Vorlage — bei einem Ausstellungsdesign dem Teilen-Menü jeder Ausstellung. Nur für einen Datensatz zeigt es nur bei einer Ausstellung. Fragt das Design etwas, fragt das Teilen-Menü, bevor das PDF erstellt wird. Wo Sie einem Datensatz Dokumente hinzufügen, wird das Design auch angeboten, um das PDF direkt in die Medienbibliothek zu erstellen.

Wer ein Design sieht und ändert

Unter Verwendung, Wer es sieht:

• Alle — alle in Ihrem Konto können es verwenden und ändern.
• Alle, nur ich ändere es — alle können es verwenden und kopieren; nur Sie können es ändern.
• Nur ich — niemand sonst sieht es.

Ein Design, das jemand anderes erstellt hat, ändern Sie über Kopie erstellen: Die Kopie gehört Ihnen.

Zum Gestalten braucht es einen größeren Bildschirm. Auf dem Telefon können Sie die Seiten durchsehen und das PDF erstellen.