So legen Sie ein Werk in WrkLst an: was vorher da sein muss, wo sich das Formular öffnet, welche Felder es enthält und wie Sie es schneller ausfüllen – mit einer eingefügten Bildunterschrift oder per Drag & Drop der Bilder. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.
Die richtige Reihenfolge
Ein Werk ist in WrkLst kein Einzeleintrag: Es gehört zu einer Künstler:in und liegt in einem Inventar. Wer beides zuerst anlegt, gibt dem Werk von Anfang an seinen Platz und spart sich das Aufräumen danach.
- Legen Sie den Kontakt der Künstler:in an – siehe Künstler:in als Kontakt anlegen.
- Richten Sie das Inventar ein, zu dem das Werk gehört – eine Gruppe von Werken, meist eine pro Künstler:in oder Sammlung. Siehe Inventare.
- Legen Sie das Werk selbst an.
Ein neues Konto startet auf dem Dashboard mit der Karte Erste Schritte, die genau diese Reihenfolge vorgibt: Inventar anlegen, Erstes Werk hinzufügen, Künstler:innen und Kund:innen anlegen. Sind Sie fertig, blenden Sie die Karte aus; über Anpassen holen Sie sie zurück.
Das Formular öffnen
Öffnen Sie Werke und wählen Sie den Bestandsbereich, in dem Sie arbeiten möchten – die Auswahl hat ein Suchfeld (Nach Inventaren suchen…), eine lange Liste ist also kein Hindernis. Wählen Sie dann Werk hinzufügen. Das Formular öffnet sich direkt auf der Seite, der Bestandsbereich ist bereits eingetragen; starten Sie aus Alle Werke, wählen Sie zuerst den Inventarbereich, denn danach fragt das Formular vor allem anderen.
Öffnen Sie Werke und wählen Sie: 1 Suchen… · 2 Filter · 3 Ansicht wechseln · 4 Korb · 5 Werk hinzufügen
Dasselbe Formular wird überall verwendet, wo Sie ein Werk bearbeiten. Öffnen Sie einen Verkauf, eine Sendung, eine Ausstellung, eine Kommission, eine Liste oder eine Präsentation und bearbeiten eines der Werke darin, öffnet sich der Editor an Ort und Stelle, und nach dem Speichern landen Sie wieder bei diesem Werk im Datensatz.
Was das Formular enthält
Das Formular ist in Abschnitte gegliedert, Sie füllen so viel aus, wie Sie haben:
Das Formular für ein neues Werk.
- Grunddaten – Inventarnummer (das Formular sagt Ihnen, ob eine Nummer noch frei ist; Nächste freie Nummer holen vergibt die nächste), Alte / externe Nummer, Titel, Alternativer Titel, Jahr, Technik, Typ.
- Künstler:innen – Künstler:in hinzufügen oder Neue Künstler:in anlegen, ohne das Formular zu verlassen.
- Maße – ein oder mehrere Maße mit Höhe, Breite und Tiefe, eine Maßeinheit und Höhe / Breite tauschen für die schnelle Korrektur.
- Preise – ein oder mehrere Preise mit Währung und Steuer; Als aktiven Preis festlegen bestimmt den gültigen, und Preise sind vertraulich verbirgt sie vor Benutzer:innen ohne die entsprechende Berechtigung.
- Auflage und Gruppe / Set – siehe Editionen anlegen und verwalten.
- Werkabbildungen, Videos und Angehängte Dokumente – hochladen, einen Link hinzufügen oder suchen, was bereits in der Medienbibliothek liegt.
- Standorte – wo das Werk ist und seit wann; Lagerplatz erfassen ergänzt den Lagerplatz.
- Provenienz, Zustand, Zertifikat, Versicherungswerte (Versicherungswert, Schätzwert, Datum und Quelle) und Erwerb (Erworben von, Erwerbsdatum, Erwerbspreis).
- Tags, Notizen (mit Vertraulichen Notizen), Verpackung, Produktion & Rahmung und Verwandte Werke.
Den Verkaufsstatus eines Werks – Reservierung, verkauft, gespendet – setzen Sie nicht im Formular, sondern über das Aktionsmenü des Werks; siehe Reservierungen & Verkäufe.
Bildunterschrift einfügen statt abtippen
Der Abschnitt Import-Tools oben im Formular hat den Reiter Bildunterschrift einfügen. Fügen Sie eine Bildunterschrift ein, wie sie auf einer Preisliste oder in einer E-Mail steht – Künstler:in, Titel und Jahr, Technik, Maße – und wählen Sie Gefundene Informationen übernehmen: WrkLst trägt Titel, Jahr, Technik, Maße, Preis und Künstler:in in die Felder darunter ein. Der eingefügte Text selbst wird nicht gespeichert. Sind die KI-Funktionen für Ihr Konto eingeschaltet, liest KI-gestützte Extraktion verwenden auch weniger ordentlichen Text.
Der Reiter Dateiimport macht dasselbe mit einem Dokument: Laden Sie eine PDF-, Word- oder OpenDocument-Datei bis 25 MB hoch, wählen Sie die Seiten, die gelesen werden sollen, und wählen Sie ein Werk aus, falls mehrere gefunden werden. Für viele Werke auf einmal nutzen Sie den Werk-Import – siehe Automatischer Import: KI übernimmt die Dateneingabe.
Bilder hinzufügen
Ziehen Sie Fotos direkt auf den Bildbereich des Werks oder nutzen Sie Bilder hinzufügen. Sie werden in der Reihenfolge hochgeladen, in der Sie sie ablegen, und den Bildnachweis oder die Fotograf:in geben Sie einmal für den ganzen Stapel an. Siehe Werkbilder: hochladen, bearbeiten, ansehen und herunterladen.
Am Werk: 1 Bild vergrößern · 2 Bilder hinzufügen
Bearbeitet gerade eine Kolleg:in ein Werk, heißt die Schaltfläche Bearbeiten (in Verwendung) – so überschreiben sich zwei Personen nicht gegenseitig. Siehe Bearbeiten und Mehrfachbearbeitung.
Ein Datensatz, das ganze Leben des Werks
WrkLst führt pro Werk einen einzigen Datensatz, an dem alles hängt: Bilder und Dokumente, Ausstellungen, Kommissionen, Sendungen, Reservierungen und Verkäufe, der Standort. Je vollständiger der Datensatz von Anfang an ist, desto nützlicher wird jedes weitere Modul.
Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Neues Werk anlegen