Zahlungen sammelt jeden Zahlungseingang – von Ihrer Bank, Stripe, Shopify und QuickBooks – an einem Ort und bucht ihn auf die Rechnung oder den Verkauf, zu dem er gehört. Überweisungen von Hand abzuhaken entfällt. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie Verkäufe und wechseln Sie zu Zahlungen. Die Seite steht Administrator:innen zur Verfügung; anderen Rollen geben Sie sie unter Einstellungen → Benutzerrollen frei. Jeder Eingang steht mit Konto, Datum, Zahler, Verwendungszweck, Betrag, noch offenem Rest und Status in der Liste; filtern Sie nach Status – Zu erledigen (offen und geparkt), Geparkt, nur von Hand oder Erledigt –, nach Konto, Jahr und Datum.
Verkäufe → Zahlungen.
Konten
Unter Konten legen Sie fest, wo Geld eingeht. Jedes Konto wird nach Zeitplan gelesen, und was eingeht, wird offenen Rechnungen und Verkäufen zugeordnet.
- Bankkonto – eine deutsche Bank wird online gelesen: IBAN und Online-Banking-Zugang eingeben, die Bank wird aus der IBAN erkannt. Wählen Sie das TAN-Verfahren – eine App-Freigabe auf dem Handy lässt den Zeitplan von allein laufen. Die PIN wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; eine abgewiesene PIN sperrt den Zugang, bis Sie ihn mit Entsperren freigeben. Im übrigen Europa laden Sie den camt.053-Auszug aus Ihrem E-Banking hoch; die Zuordnung ist dieselbe.
- Anderes Konto (Auszugsdateien) – PayPal, ein Marktplatz, ein zweiter Kartenanbieter: alles, was eine Auszugsdatei liefert, aber keine eigene Verbindung hat. Kontoauszug hochladen in der Kontozeile; gelesen werden camt, MT940, OFX, QIF, CSV, XLSX und PayPal-Exporte, PDFs nicht. Bei einer CSV bestätigen Sie einmal, welche Spalte was ist. Exportiert Ihre Bank etwas, das WrkLst noch nicht liest, schickt Format vorschlagen eine Probe an den Support.
- Stripe, Shopify und QuickBooks – jedes ist ein eigenes Konto, nach Zeitplan gelesen und wie ein Bankkonto zugeordnet; jede QuickBooks-Firma ist ein eigenes Konto.
- US-Bankkonto über Stripe – wer Stripe nutzt und in den USA ein Bankkonto hat, wählt US-Bankkonto verknüpfen und meldet sich über den sicheren Bank-Login von Stripe an. Stripe liest täglich neue Umsätze; es berechnet etwa 0,30 $ je verknüpftem Konto und Monat über Ihr Stripe-Konto, WrkLst berechnet nichts zusätzlich.
Jetzt abrufen liest ein Konto außerhalb des Zeitplans. Schalten Sie Automatisch buchen aus, wartet jede Buchung auf eine Person. Nur ein Konto ohne Eingänge lässt sich löschen; eines mit Eingängen wird stattdessen ausgeschaltet.
Wie Zahlungen zugeordnet werden
Ein Eingang, dessen Verwendungszweck eine Rechnungs- oder Verkaufsnummer nennt und dessen Betrag passt, bucht sich von selbst – auch eine Überweisung für mehrere Rechnungen –, ebenso ein Eingang einer bekannten Kund:in, der genau auf einen ihrer offenen Posten passt. Alles andere wartet mit sortierten Vorschlägen unter Buchen auf, jeweils mit dem, was gepasst hat – Nummer, Kundennummer, Summe mehrerer, Betrag passt, Bekannte IBAN, Name oder Betrag ähnlich –, und Sie bestätigen mit Buchen. Alle offenen Posten stehen darunter, falls nichts passt. Nennt der Zweck eine Rechnung, die bereits bezahlt oder storniert ist, wird nichts gebucht: Das ist eine Doppelzahlung oder ein Irrtum, und der Eingang sagt es Ihnen. Offene Zahlungen erneut zuordnen lässt die Zuordnung für alles noch Offene erneut laufen.
Ein Verkauf, der über einen Stripe- oder Shopify-Zahlungslink bezahlt wurde, gilt im Moment der Zahlung als bezahlt; taucht dasselbe Geld später im Konto auf, wird es mit diesem Verkauf verknüpft und nicht doppelt gebucht.
Teilzahlungen, Buchungen zurücknehmen, abhaken
Der Zu buchende Betrag kann kleiner sein als der Eingang; der Rest bleibt offen, und der Eingang zeigt Teilweise gebucht. Buchung zurücknehmen fragt nach einem Grund: Die Zahlung auf der Rechnung wird storniert – nie gelöscht –, der erhaltene Betrag am Verkauf sinkt, und die Überweisung ist für eine Person geparkt. Abhaken (nichts zu buchen) erledigt eine Überweisung, die zu nichts gehört; Wieder öffnen holt sie zurück.
Am Verkauf
Ein Verkauf zeigt unter Zahlungseingänge, was auf den Konten für ihn eingegangen ist, mit einem Link zu jeder Zahlung. Eine Buchung aktualisiert den Zahlungsstatus des Verkaufs; mit eingeschalteter Rechnungsbuchhaltung wird sie auf dem Rechnungsbeleg verbucht. Eine Zahlung von Hand erfassen Sie weiterhin mit Zahlung erfassen im Aktionsmenü eines verkauften Werks; siehe Reservierungen & Verkäufe.
Kund:innen in QuickBooks zahlen lassen
Führen Sie Ihre Buchhaltung in QuickBooks und haben Sie QuickBooks Payments in Ihrer Firma, wählen Sie QuickBooks unter Online-Zahlungen in Einstellungen → Allgemeines Konto → Integrationen. Der Zahlungslink auf Ihren Rechnungen führt dann zur Rechnung in QuickBooks, die Zahlung erscheint in Ihrer Buchhaltung, und der Verkauf wird in WrkLst von selbst als bezahlt markiert. Geht ein Verkauf an QuickBooks, wählen Sie am Verkauf sein Ertragskonto.