WrkLst erstellt zu jedem Verkauf eine Rechnung auf Ihrem Briefpapier. Verlangt Ihre Buchhaltung mehr, macht die Rechnungsbuchhaltung daraus nummerierte, gesperrte Belege mit eingebetteter E-Rechnung und DATEV-Export. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.
Zwei Wege zur Rechnung
Mit der freien Rechnungsstellung beginnt jedes Konto. Die Rechnungsnummer tippen Sie am Verkauf ein oder lassen sie beim Speichern aus dem Zähler unter Einstellungen → Allgemeines Konto → Rechnungsstellung vergeben. Das Dokument wird bei jedem Download aus dem Verkauf erzeugt; zum Ändern bearbeiten Sie den Verkauf und laden es erneut herunter. Es gibt eine Rechnung je Verkauf und einen Zahlungsstatus am Verkauf.
Die Rechnungsbuchhaltung ist für Konten, die ein formales Rechnungsbuch führen müssen: Jede Rechnung wird als nummerierter Beleg ausgestellt, der nie bearbeitet wird; ein Verkauf kann mehrere Rechnungen tragen – Rechnung, Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung –, ein Fehler wird per Stornorechnung korrigiert, Zahlungen werden je Rechnung verbucht, und jeder Beleg hat seine eigene Historie. Sie ist standardmäßig aus; eine Administrator:in schaltet sie unter Einstellungen → Buchhaltung mit Rechnungsbuchhaltung einschalten ein. Ein späteres Ausschalten behält jeden ausgestellten Beleg, sein Protokoll und seine Zahlungen.
Die Regeln Ihres Landes
Regeln für ist aus dem Land des Absenders vorbelegt – Deutschland (GoBD), Österreich, Anderes EU-Land, Vereinigtes Königreich, USA oder Anderes Land. Der Ablauf ist überall gleich: lückenlose Nummerierung, gesperrte Belege, Stornorechnungen, Zahlungen und Historie je Beleg. Die Regeln entscheiden den Rest: eine in jedes PDF eingebettete E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X) in Deutschland, Österreich und der EU; ein DATEV-Export in Deutschland und Österreich; Umsatzsteuerhinweise – Kleinunternehmer, Differenzbesteuerung, Ausfuhr und innergemeinschaftliche Lieferung, erkannt aus Land und USt-IdNr. der Kund:in – überall außer im Vereinigten Königreich, das VAT-Rechnungsangaben und Ausfuhrhinweise erhält, und in den USA, wo die Sales Tax je Position so übernommen wird, wie sie im Verkauf steht. Ein Beleg behält die Regeln, unter denen er ausgestellt wurde.
Einrichten
- Füllen Sie unter Einstellungen → Buchhaltung den Block Absender aus, vorbelegt aus Ihrem Hauptsitz: Firma, Adresse und USt-IdNr. oder Steuernummer sind Pflicht; die Bankverbindung kommt ebenfalls auf den Beleg.
- Legen Sie die Nummernkreise fest, mit den Platzhaltern
{{year}}und{{number}}, den Stellen und dem Zahlungsziel (Tage). Eine Nummer wird nur beim Ausstellen vergeben; mit{{year}}beginnt die Zählung jedes Jahr neu. - Haken Sie unter Steuerliche Behandlung Kleinunternehmer (§ 19 UStG) oder Differenzbesteuerung für Kunstgegenstände (§ 25a UStG) an, wenn sie gelten, und tragen Sie den Hinweis für sonstige 0-%-Positionen ein.
- Tragen Sie unter DATEV Berater- und Mandantennummer und die Kontenzuordnung ein; die Vorgaben folgen SKR04 – stimmen Sie jeden Wert vor dem ersten echten Export mit Ihrer Steuerberatung ab.
- Legen Sie unter Einstellungen → Vorlagen eine Vorlage mit der Datenquelle Verkauf (Rechnung) und dem Format Rechnungsbeleg (konfigurierbar, PDF) an. Es kann mehrere geben, etwa je Standort oder Sprache; beim Ausstellen wählen Sie eine.
Einstellungen → Buchhaltung: 1 Rechnungsbuchhaltung einschalten · 2 Regeln für
Der Rechnungsbeleg
Der Beleg wird aus Elementen zusammengesetzt, die Sie ein- und ausschalten und umordnen – Empfängeradresse, Rechnungsdaten, Titel, Einleitung, Positionen, Summen, Zahlungshinweis, Schlusstext, Konditionen aus dem Verkauf, Unterschrift und Steuerhinweise. Die Positionen erscheinen in der Darstellung Galerie mit Bild, Bildunterschrift und Preis oder als Tabelle. Ergänzen Sie Logo und Briefkopf, ein Briefpapier (PDF) unter jeder Seite, das Seitenformat und die Sprache des Belegs, und sehen Sie in der Vorschau, wie der Beleg mit Ihrem neuesten Verkauf aussieht. Derselbe Beleg dient dem freien Download und, mit Rechnungsbuchhaltung, jeder ausgestellten Rechnung.
Eine Rechnung ausstellen
Öffnen Sie am Verkauf den Bereich Rechnungen und wählen Sie Rechnung ausstellen. Unter Was abgerechnet wird wählen Sie Alles noch nicht Abgerechnete, Ausgewählte Positionen (Teilrechnung), Abschlag (Abschlagsrechnung) oder Schlussrechnung, Abschläge angerechnet; wählen Sie die Belegvorlage und das Leistungsdatum und klicken Sie auf Ausstellen. Der Beleg wird beim Ausstellen nummeriert und festgeschrieben. Der Bereich listet jeden Beleg mit Nummer, Art, Datum, Betrag, Status und PDF, zeigt, was abgerechnet, bezahlt und noch offen ist, und warnt, wenn der Verkauf nach dem Ausstellen geändert wurde. Eine Rechnung braucht eine Kund:in mit Adresse und Land, Positionen mit Preis und einen Verkauf, der nicht nur erfasst ist.
Einen Fehler korrigieren
Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert. Rechnung stornieren fragt nach einem Grund und stellt eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus; die Positionen werden wieder abrechenbar, und Sie korrigieren den Verkauf und stellen die Rechnung neu aus. Beide Belege bleiben gelistet.
Die Rechnungsansicht
In Verkäufe schaltet die Werkzeugleiste zwischen Verkäufe oder Rechnungen um. Die Rechnungsansicht listet jeden Beleg, den Sie sehen dürfen, gefiltert nach Status – Offen, Überfällig, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Storniert, Gutschrift –, Rechnungsart, Jahr und Kunde. Ein Beleg öffnet sich mit Positionen, Zahlungen, Historie und Zugehörige Belege und bietet PDF herunterladen und E-Rechnung (XML) herunterladen. Zahlung verbuchen erfasst Betrag, Zahlungsdatum, Zahlungsart und Referenz; eine Buchung wird mit Grund storniert, nie gelöscht. Zahlungen von Ihrer Bank, Stripe, Shopify oder QuickBooks verbuchen Sie unter Verkäufe → Zahlungen; siehe Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks.
DATEV-Export
Wählen Sie unter Einstellungen → Buchhaltung → DATEV-Export den Zeitraum, lesen Sie die Vorschau – Belege, Zahlungen, Buchungszeilen, Summe und Befunde wie ein Verkauf ohne Rechnungsbeleg – und klicken Sie auf Stapel exportieren. Jeder enthaltene Beleg wird gestempelt und nicht noch einmal exportiert, es sei denn, Sie haken Belege aus früheren Stapeln erneut aufnehmen an. Unter Prüfung, Protokoll und Archiv können Sie Jetzt prüfen, das Protokoll herunterladen (CSV) und das Archiv herunterladen (zip) für ein Jahr – das Archiv ist, was ein Prüfer erhält.