Sendungen halten fest, was wohin unterwegs ist – die Werke in der Kiste, den Spediteur mit Live-Sendungsverfolgung, die Proformarechnung und die Zollpapiere – im In- wie im Ausland. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10. Die Sendungsliste Sendungen zeigt Ihre Sendungen als Karten in der Rasteransicht oder als sortierbare Tabellenansicht. Filtern Sie nach Richtung – Ausgehend, Eingehend, Interner Transfer oder Dritte –, nach Transportzeitraum – Unterwegs, Bevorstehend, Vergangen oder In Planung – und danach, ob eine Sendung Angekommen ist. Eine Sendung öffnet sich neben der Liste; ihre Werke liegen als kleiner Bilderstapel auf der Karte, und oben im Datensatz öffnet ein Klick auf ein Bild das Werk in voller Größe. Die Sendungsliste: 1 Sendungen suchen · 2 Filter · 3 Tabellenansicht · 4 Sendung hinzufügen Die Sendungsliste: 1 Sendungen suchen · 2 Filter · 3 Tabellenansicht · 4 Sendung hinzufügen Was eine Sendung enthält Eine Sendung hält Absender:in, Empfänger:in, die zuständige Person, die Termine für Abholung und Zustellung – oder Keine Daten (in Planung) – und eine Externe Referenz fest. Unter Spediteur & Sendungsverfolgung wählen Sie den Spediteur und tippen die Sendungsnummer ein; bei Spediteuren mit Live-Sendungsverfolgung wird die Nummer beim Tippen geprüft, und die Sendung zeigt den Sendungsverlauf mit Karte, die Sendungsverfolgung des Spediteurs und einen Öffentlichen Tracking-Link zum Weitergeben. Als angekommen markieren schließt sie ab. Ein Sendungsdatensatz: 1 Sendung bearbeiten · 2 Als angekommen markieren · 3 Teilen als Ein Sendungsdatensatz: 1 Sendung bearbeiten · 2 Als angekommen markieren · 3 Teilen als Die Versandten Werke sind eine Liste, ein Werk pro Zeile mit Inventarnummer, Künstler:in, Titel, Details, Preis und Standort, in Ihrer eigenen Reihenfolge oder nach Inventarnummer; ein Klick auf ein Werk öffnet es mit den übrigen daneben. Unter Werkstandort erfassen Sie den Standort während des Versands und den Standort nach der Sendung mit Ankunftsdatum, damit der Verbleib der Werke stimmt. Dokumente erscheinen als Vorschauen, und verknüpfte Ausstellungen und Verkäufe verbinden die Sendung mit der Schau oder dem Geschäft, dem sie dient – so kommen Sie vom Werk zu seiner Sendung oder von der Ausstellung zu allem, was für sie unterwegs ist. Eine Sendung anlegen Wählen Sie Werke im Korb aus und klicken Sie auf Versenden: Die Sendung öffnet sich mit diesen Werken, Bildunterschriften, Maße und Preise eingetragen. An einem Verkauf übernimmt Diesen Verkauf versenden dessen Werke und Referenz. Sendung hinzufügen auf der Seite Sendungen beginnt leer. Proformarechnung und Zollpapiere Unter Proformarechnung baut Rechnung hinzufügen die Papiere aus dem, was schon in der Sendung steht: Titel der Proformarechnung und Datum, die Adressen Von und An, aus Absender:in und Empfänger:in übernommen, Verwendungszweck und Signaturtext sowie eine Zeile pro Werk mit Warenbeschreibung, Stückwert, Menge, Maße, Gewicht und Gesamtwert. % vom Verkaufspreis setzt alle Stückwerte in einem Schritt als Anteil des Verkaufspreises, und die Rechnungswährung rechnet die Zeilen um. Zollpapiere werden aus diesen Angaben vorausgefüllt erzeugt statt neu getippt. Teilen als an der Sendung lädt die Papiere über eine Vorlage als PDF oder Word-Dokument herunter; siehe Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier. Spediteure Für verfolgbare Spediteure wie FedEx, DHL und UPS stehen Live-Sendungsverfolgung und Zustellstatus direkt an der Sendung – die Frage „Wo ist es?“ beantworten Sie, ohne WrkLst zu verlassen. Selbst eingetragene Spediteure stehen unter Einstellungen → Werkzeugkasten → Transportunternehmen; benennen Sie einen dort um, werden alle Sendungen mit ihm auf einmal aktualisiert. Spediteure mit Live-Sendungsverfolgung sind fest hinterlegt und bleiben unverändert. Interne Transfers und Termine Führen Sie mehr als einen Raum, erfassen Sie ihn unter Einstellungen → Allgemeines Konto → Weitere Standorte: Bewegungen zwischen zwei eigenen Räumen erscheinen dann als Interner Transfer, und Sie können danach filtern. Eine Sendung lässt sich zur Zeitleiste hinzufügen, und das Kalender-Abo bringt Abholungen und Lieferungen in Ihre Kalender-App. Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Sendungen Verwandte Artikel - Ausstellungen - Kommissionen - Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier - Zeitleiste - Werkzeugkasten: gelöschte Datensätze wiederherstellen und aufräumen

Kontakte

Neuen Kontakt anlegen

So legen Sie einen Kontakt in WrkLst an, das enthält der Datensatz, und so finden Sie einen Kontakt wieder. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10. Warum sich sorgfältige Kontakte lohnen WrkLst baut auf der Verbindung von Werken und Menschen auf. Ein Kontakt ist mehr als ein Adressbucheintrag: Er sammelt die Geschichte dieser Person mit Ihnen – die Werke, für die sie sich interessiert hat, die Wartelisten, auf denen sie steht, ihre Käufe, die Ausstellungen, an denen sie beteiligt war, und ihre Verbindungen zu anderen Kontakten. So können Sie eine Sammler:in mit etwas Passendem ansprechen statt ins Blaue. Einen Kontakt anlegen Öffnen Sie Kontakte und wählen Sie Kontakt hinzufügen. Das Formular öffnet sich auf der Seite; seine Abschnitte von oben nach unten: Die Kontaktliste und ihre Werkzeugleiste: 1 Kontakte suchen · 2 Filter · 3 Tabellenansicht · 4 Korb · 5 Kontakte importieren · 6 Kontakt hinzufügen Die Kontaktliste und ihre Werkzeugleiste: 1 Kontakte suchen · 2 Filter · 3 Tabellenansicht · 4 Korb · 5 Kontakte importieren · 6 Kontakt hinzufügen Das Formular für einen neuen Kontakt. Das Formular für einen neuen Kontakt. - Name & Identität – der Typ (Person oder Firma), Anrede, Vorname und Nachname oder der Firmenname. Eine Person lässt sich mit einer Firma verknüpfen: Klicken Sie in Firmenname, und Ihre Firmen erscheinen sofort, jede mit ihrem Logo. Partner hinzufügen nimmt eine zweite Person in den Datensatz auf, mit einem Anzeigename Paar für Briefe; Synonyme sind weitere Namen, unter denen der Kontakt gefunden wird, und die Eigene Anrede ersetzt die Standardanrede. Während Sie tippen, weist WrkLst auf Mögliche Duplikate bereits in Ihren Kontakten hin. - Telefone, E-Mails, Adressen und Links & Social Media – so viele, wie Sie brauchen, je eine als Primär markiert. Adresse suchen… schlägt die Adresse nach und füllt die Teile aus; der Datensatz zeigt sie dann auf einer Karte. - Tags, Interesse (an Künstler:innen oder Werken, auf Wunsch Vertraulich) und Wartelisten. - Notizen & Informationen – Notizen und Vertrauliche Notizen, Geburtstag, Kontaktquelle und Kunstmesse, Adresse als verifiziert markieren, USt-IdNr. (EU) und Resale-Nr. (US) sowie Vertraulicher Kontakt, das die Angaben des Datensatzes vor Benutzer:innen ohne die Berechtigung zum Aufdecken verbirgt. - Kontaktbilder, Verbindungen zu anderen Kontakten – Verheiratet, Partner, Verwandt, Angestellt, Vertreten und mehr, beruflich oder persönlich – und die beiden Rollen Inventar-Künstler und Dokumentar / Fotograf. Nach dem Speichern landen Sie genau dort, wo Sie hergekommen sind: in der Liste, die Sie durchgesehen haben, an Ihrer Position, oder beim Kontakt, den Sie gelesen haben. Signaturblock einfügen Der Abschnitt Import-Tools oben im Formular nimmt eine eingefügte E-Mail-Signatur oder einen Kontaktblock entgegen. Wählen Sie Gefundene Informationen übernehmen, und WrkLst trägt Name, E-Mail, Telefon, Adresse und Webadresse ein, die es gefunden hat. Der eingefügte Text selbst wird nicht gespeichert. Was ein Kontaktdatensatz zeigt Die Kontaktdaten stehen ganz oben im Datensatz: E-Mail-Adressen samt Newsletter-Status, Telefonnummern, Adressen mit Karte und Links. Darunter folgen Interesse & Wartelisten, Verkäufe & Wiederverkäufe, Ausstellungen, Verbindungen und die verknüpften Datensätze; Von diesem Kontakt erworbene Werke zeigt, was Sie von einer Galerie, einem Händler oder einem Auktionshaus gekauft haben, mit In Werken anzeigen, um die Werke auszuwählen oder auf eine Liste zu setzen. Der Bereich Nachrichten hält den E-Mail-Verkehr fest – siehe Korrespondenz: Ihr E-Mail-Verkehr mit einem Kontakt. Der Änderungsverlauf liest jede Bearbeitung in Ihrer Sprache und Zeit, und Was sich geändert hat zeigt Administrator:innen alten und neuen Wert nebeneinander, für Änderungen aus dem vergangenen Jahr. Das Aktionsmenü eines Kontakts: 1 Interesse erfassen · 2 Wartelisten bearbeiten Das Aktionsmenü eines Kontakts: 1 Interesse erfassen · 2 Wartelisten bearbeiten Ein Kontaktdatensatz: 1 Bearbeiten · 2 Aktionen · 3 Interesse & Wartelisten · 4 Nachrichten · 5 E-Mails im Postfach suchen Ein Kontaktdatensatz: 1 Bearbeiten · 2 Aktionen · 3 Interesse & Wartelisten · 4 Nachrichten · 5 E-Mails im Postfach suchen Bearbeitet gerade jemand anderes einen Kontakt, zeigt WrkLst Wird von jemand anderem bearbeitet, statt Sie beide gleichzeitig ändern zu lassen; ändert sich der Kontakt, während Sie ihn geöffnet haben, erfahren Sie das vor dem Speichern. Einen Kontakt finden Wählen Sie jemanden aus der Liste, und der Datensatz erscheint daneben. Sortieren Sie die Liste nach Name, E-Mail, Telefon oder Stadt – über eine Spaltenüberschrift oder die Sortierung im Filter. Der Filter ordnet seine Möglichkeiten in Wer (Rolle – Sammler:innen, Künstler:innen, Fotograf:innen, die Rollen, die WrkLst mit einem Symbol kennzeichnet – und Typ, Personen oder Firmen), Erreichbarkeit (Straße, Stadt, Bundesland, Land), Was Sie wissen (Interesse, Verkäufe und Warteliste, Notizen, Tags, Newsletter-Status) und Beziehungen (Sammler:in von Künstler:in, Auf der Warteliste für, Steht auf dieser Liste). Der Korb funktioniert wie bei den Werken und liegt neben „Kontakte“ im Hauptmenü. Künstler:innen sind ein Sonderfall Kontakte von Künstler:innen legen Sie etwas anders an, weil Werke an ihnen hängen – siehe Künstler:in als Kontakt anlegen. Kontakte lassen sich außerdem vom Telefon importieren und in dessen Kontakte-App synchronisieren – siehe die verwandten Artikel. Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Neuen Kontakt anlegen Verwandte Artikel - Künstler:in als Kontakt anlegen - Kontakte importieren: aus einer Datei oder vom Telefon - WrkLst-Kontakte auf Telefon und Computer synchronisieren - Listen - Nachrichten

Einstellungen

Inventare

So legen Sie Inventare – die Bereiche, in denen Ihre Werke gruppiert sind – unter Einstellungen → Inventare an und bearbeiten sie. Was ein Inventar ist Ein Inventar ist die oberste Gruppierung, in der Ihre Werke liegen – meist eines pro Künstler:in oder Sammlung. Die meisten Konten verwenden mehrere: Eine Galerie trennt den eigenen Bestand von Kommissionsware, ein Nachlass fertige Werke von Archivmaterial, ein Atelier Editionen von Unikaten. Eine früh gewählte Struktur erleichtert alles Weitere, denn Filter, Berechtigungen und Synchronisierung folgen diesen Linien. Ein Inventar anzulegen ist der erste Schritt auf der Karte „Erste Schritte“ eines neuen Kontos. Anlegen und bearbeiten 1. Öffnen Sie Einstellungen → Inventare und wählen Sie Neues Inventar. 2. Geben Sie einen Kurzcode ein. Er muss eindeutig sein; während Sie tippen, zeigt WrkLst, ob er noch Verfügbar oder schon Vergeben ist. 3. Geben Sie den Inventarnamen ein und, falls die Liste anders sortieren soll, einen Sortierbaren Namen. 4. Wählen Sie einen Standardtyp für neue Werke in diesem Inventar oder legen Sie mit + Neuen Typ hinzufügen… einen an. 5. Suchen Sie unter Künstler:innen die Künstler:innen, deren Werke es enthält, oder legen Sie sie direkt an. 6. Wählen Sie Erstellen. Einstellungen → Inventare: 1 Neues Inventar · 2 Bearbeiten Einstellungen → Inventare: 1 Neues Inventar · 2 Bearbeiten Die Liste zeigt jedes Inventar mit Code, Name, Künstler:innen und Anzahl der Werke. Sie können ein Inventar jederzeit bearbeiten und umbenennen, ohne die Werke darin zu verändern. Ein Inventar lässt sich mit Als primär festlegen zum primären Inventar machen, und ein Inventar kann als Priorisiertes Inventar gekennzeichnet werden. Welches Inventar beim Öffnen von Werke zuerst erscheint, legen Sie unter Einstellungen → Allgemeines Konto als Standard-Inventar fest. Ein Inventar zum Arbeiten wählen Wenn Sie Werke öffnen, hat der Bildschirm zur Auswahl des Inventars eine Sofortsuche, sodass auch eine lange Liste von Inventaren kein Hindernis ist. Filtern, Suchen und den Korb innerhalb eines Inventars beschreibt Werke: Inventare, Filter und Suche, Ansichten und der Korb. Ein Inventar löschen Unter Einstellungen → Inventare lassen sich nur leere Inventare löschen. Um ein Inventar samt allen Werken darin zu löschen – etwa um einen Import rückgängig zu machen, der am falschen Ort gelandet ist –, verwenden Sie Inventar löschen unter Einstellungen → Werkzeugkasten. Das ist nur möglich, solange keines dieser Werke auf einem Verkauf, in einer Gruppe, auf einem Versand, in einer Ausstellung oder auf einer Kommission liegt; der Dialog zeigt die Werke, die im Weg stehen, und Sie bestätigen, indem Sie den Namen des Inventars eingeben. Gelöschte Werke lassen sich sieben Tage lang aus dem Werkzeugkasten wiederherstellen. Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Inventare Verwandte Artikel - Werke: Inventare, Filter und Suche, Ansichten und der Korb - Neues Werk anlegen - Werkzeugkasten: gelöschte Datensätze wiederherstellen und aufräumen - Konto oder einzelne Inventare synchronisieren - Allgemeine Kontoeinstellungen anpassen

Konto einrichten

Allgemeine Kontoeinstellungen anpassen

Die Einstellungen unter Allgemeines Konto passen WrkLst an Ihre Organisation an: Name und Adressen, Regionalformate, die Standardsprache und die Art, wie Werke angezeigt werden. Sie gelten für das ganze Konto, deshalb lohnt es sich, sie einmal und früh festzulegen – bevor Sie ernsthaft mit der Dateneingabe beginnen. Wo Sie sie finden Die Einstellungen haben zwei Gruppen: Persönlich mit Mein Profil und WrkLst-Konto mit allem, was für das Konto als Ganzes gilt. Allgemeines Konto ist die erste Seite der zweiten Gruppe. Sie hat die Reiter Allgemein, Rechnungsstellung, Kommissionen, Präsentationen, Integrationen, Backup, Webhook-Sync, Werkimport und Import. Sehen Sie die Seite nicht, enthält Ihre Rolle sie nicht; wenden Sie sich an eine Administrator:in. Einstellungen → Allgemeines Konto: 1 Standardsprache der Oberfläche Einstellungen → Allgemeines Konto: 1 Standardsprache der Oberfläche Unternehmen Unter Unternehmen legen Sie den Kontonamen fest – so heißt das Konto in der Kontoauswahl und in den E-Mails, die WrkLst Ihnen schickt. Der Hauptsitz des Kontos ist der Kontakt, der als Ihre Geschäftsadresse auf Dokumenten verwendet wird. Betreiben Sie mehr als einen Raum, erfassen Sie die anderen unter Weitere Standorte. Bewegungen zwischen Ihren eigenen Standorten gelten dann als interne Transfers statt als Geschäft mit Dritten, und Sie können in Kommissionen und Sendungen gezielt danach filtern. Ausstellungen an jedem Ihrer Standorte zählen als eigene, und ein Verkauf sagt oben, von welchem Standort er kommt. Auch Briefbögen können zu einem Standort gehören, sodass nur dessen Vorlagen angeboten werden. Formate und Standardwerte Das Inventarnummernformat bestimmt, wie Inventarnummern aufgebaut sind; die Platzhalter (Künstlerkürzel, Inventarnummer) werden je Werk gefüllt. Das Regionalformat legt die Datums- und Zahlenformatierung fest. Die Standardsprache der Oberfläche ist die Sprache, die alle im Konto sehen; wer im Menü unter dem eigenen Namen eine andere Sprache wählt, behält sie. Darunter wählen Sie Maßeinheit, Gewichtseinheit, Standard-Kontaktland, Standard-Telefonvorwahl, das Standard-Inventar, das zuerst geöffnet wird, und den Bevorzugten Beschriftungsstil. Unter Standorte legen Sie die Reihenfolge der Werkstandorte (meistgenutzte zuerst oder alphabetisch) und die Standard-Standorte fest, die bei einem Werk angeboten werden. Bildhintergrund Der Bildhintergrund ist die Farbe hinter Ihren Werken – in der Werkansicht, in der Großansicht und in jedem Bildrahmen. Legen Sie je eine Farbe für die helle und die dunkle Ansicht fest oder setzen Sie beide mit Auf Standard zurücksetzen zurück. Die Farbe gilt für alle im Konto. Wie Werke angezeigt werden Die Werk-Detailübersicht bestimmt, was die Übersicht eines Werks enthält, etwa Preis und Preisnotizen, und wie sich Maßangaben verhalten – auch, ob Preisfaktor-Optionen angezeigt werden. Unter Optionale Inventarfelder schalten Sie die Felder ein, die Sie bei Werken brauchen: gerahmt, unvollendet, nicht produziert, erweiterte Beschriftung, Kontextbeschreibung, Serie, Copyright, Verpackung, Produktionskosten, Tags und Erwerbsangaben. Die Editionsverwaltung enthält die Optionen für Editionen, die aus einer Vorlage entstehen. Unter Verfügbarkeit & Anzeige blenden Sie die Verfügbarkeit in der Übersicht aus, zeigen die Signatur des Werks an und aktivieren Angebote als Vorstufe zu einer Reservierung oder einem Verkauf. Exporte & Kürzel regelt Bilddateinamen beim Download und künstlerspezifische Kürzel. Die KI-Funktionen lassen sich abschalten, um jegliche KI-Verarbeitung im Konto abzulehnen; die betroffenen Werkzeuge bleiben in ihrer Nicht-KI-Form verfügbar. Die weiteren Reiter Unter Präsentationen liegt das Kontologo: Es erscheint oben auf jeder Präsentation, die Sie teilen, und dient als Standardlogo Ihrer PDF-Vorlagen – Sie hinterlegen es also an einer Stelle. Import öffnet den Kontakt-Import aus einer Datei. Rechnungsstellung, Kommissionen, Integrationen, Backup, Webhook-Sync und Werkimport enthalten die Einstellungen ihrer jeweiligen Bereiche und werden in eigenen Artikeln beschrieben. Wann Sie zurückkommen sollten Die meisten legen diese Einstellungen einmal beim Einrichten fest und denken nicht mehr daran. Kommen Sie zurück, wenn Sie in einer neuen Währung oder Region arbeiten, einen weiteren Raum eröffnen, wenn Kolleg:innen dazukommen und andere Standardwerte brauchen oder wenn sich Ihre Dokumente ändern sollen. Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Allgemeine Kontoeinstellungen anpassen Verwandte Artikel - Inventare - Abonnement - Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier - Darstellung, Menü und Layout - Kontakte importieren: aus einer Datei oder vom Telefon

Dashboard

Das Dashboard ist Ihr Startbildschirm in WrkLst 10: Kacheln für Ihre Werke, Kontakte, Verkäufe und alles andere, was Sie gleich nach dem Anmelden sehen möchten – angeordnet, wie Sie arbeiten. Das Dashboard: 1 Neues Werk · 2 Neuer Kontakt · 3 Anpassen Das Dashboard: 1 Neues Werk · 2 Neuer Kontakt · 3 Anpassen Kacheln Das Dashboard besteht aus Kacheln, von denen jede einen Teil Ihres Kontos zeigt: Neueste Werke, Kontakte, Inventare, Neueste Verkäufe, Sendungen, Ihre neuesten Listen, Aktive Kommissionen, Ausstellungen und Aktivität. Jede Kachel führt zu ihrem Modul – Alle Werke, Alle Verkäufe und so weiter –, und einige lassen sich an Ort und Stelle durchsuchen oder filtern. Die Kachel Ausstellungen trennt aktuelle und bevorstehende Ausstellungen und sagt, wann eine endet; die Kachel Sendungen zeigt, was in Planung, unterwegs, bevorstehend oder zugestellt ist; Aktivität listet, was Kolleg:innen zuletzt erstellt, bearbeitet oder gelöscht haben. Über den Kacheln liegen eine Suche über Werke, Kontakte und Verkäufe sowie die Schaltflächen Neues Werk und Neuer Kontakt. Anordnen Wählen Sie Anpassen. Ziehen Sie Kacheln an ihrer Kopfzeile, um sie neu anzuordnen, ziehen Sie an der unteren rechten Ecke, um ihre Größe zu ändern, und blenden Sie eine Kachel mit ✕ aus. Kachel hinzufügen holt ausgeblendete Kacheln zurück; Fertig schließt ab. Die Anordnung gehört Ihnen – das Dashboard einer Registrar:in kann ganz anders aussehen als das einer Direktor:in. Was darauf gehört Es gibt nicht die eine richtige Anordnung, aber ein guter Anfang ist: eine Kachel für das, was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht, eine für die jüngste Aktivität, damit Sie sehen, was Kolleg:innen geändert haben, und eine für die Zahlen, an denen Sie gemessen werden. Alles andere lässt sich ausblenden und zurückholen, wenn Sie es brauchen. Erste Schritte Ein neues Konto startet mit einer kurzen Karte Erste Schritte in drei Schritten: Inventar anlegen, Erstes Werk hinzufügen und Künstler:innen und Kund:innen anlegen. Sie zählt die erledigten Schritte und bietet an, viele Werke auf einmal aus einer Tabelle zu importieren. Blenden Sie die Karte aus, wenn Sie fertig sind; Anpassen holt sie zurück. Verwandte Artikel - Werke: Inventare, Filter und Suche, Ansichten und der Korb - Reservierungen & Verkäufe - Darstellung, Menü und Layout - Inventare - Neues Werk anlegen

Werke

Automatischer Import: KI übernimmt die Dateneingabe

Laden Sie eine Tabelle, einen PDF-Katalog, ein Dokument oder den Link zu einer Seite mit Ihren Werken hoch, und WrkLst bereitet die Datensätze vor. Sie prüfen und bestätigen jeden einzelnen, bevor er angelegt wird. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10. Was Sie hochladen können - Eine Tabelle – CSV, TSV, XLSX, XLS, ODS, XLSM oder JSON. Tabellen werden einzeln gelesen, bis zu den ersten 2000 Zeilen. - Ein PDF oder ein Dokument in DOCX, ODT, DOC, RTF, Pages, WPS oder FODT – ein Katalog, eine Preisliste, ein Zustandsbericht. - Die Adresse einer Webseite, die Werke auflistet: eine Galerieseite, eine Auktionsseite, eine Artlogic Private View oder eine WrkLst-Präsentation. Jede Datei darf bis zu 25 MB groß sein. WrkLst liest, was es findet, und erfasst die Werke – das nimmt einer Migration oder einer neuen Kommissionsliste den größten Teil der Tipparbeit. Kommen Sie von ARTBUTLER, GalleryManager oder Gyst, übertragen eigene Importer die Felder dieser Systeme direkt nach WrkLst. Wo Sie den Import finden Öffnen Sie Einstellungen → Allgemeines Konto → Import und wählen Sie unter KI-Werkimport die Schaltfläche Werkimport öffnen – oder wählen Sie in den Werken Werke importieren. Der Importer setzt voraus, dass die KI-Funktionen für Ihr Konto eingeschaltet sind; das erledigt eine Administrator:in unter Einstellungen → Allgemeines Konto → KI-Funktionen. Für ein einzelnes Werk reichen oft die Reiter Bildunterschrift einfügen und Dateiimport im Werkformular – siehe Neues Werk anlegen. Der Import. Der Import. So läuft ein Import 1. Dateien auswählen oder hineinziehen, oder einen Link einfügen und Aus URL importieren wählen. Dann Import starten. WrkLst zeigt, was es gerade tut: hochladen, Seite oder Dokument lesen, Bilder lesen, Werkdaten extrahieren. 2. Bei einer Tabelle schlägt WrkLst vor, welche Spalte welches Feld enthält – Künstler:in, Titel, Jahr, Technik, Inventarnummer, Credit, Copyright, Maße in einer Spalte oder als Höhe, Breite und Tiefe, Preis und Währung, Bildadresse. Korrigieren Sie, was falsch ist, setzen Sie die Maßeinheit für Maße ohne Einheit und wählen Sie Zuordnung übernehmen. 3. Jedes Werk erscheint dann in einer Prüftabelle, in Ihrer Sprache, mit der Zahl der ausgewählten Werke und der Zahl derer, die geprüft werden müssen. Künstler:innen werden automatisch Ihren vorhandenen Kontakten zugeordnet; ein Name ohne Treffer wird beim Import als neue Künstler:in angelegt, und ein Klick auf eine Künstler:in ändert die Zuordnung. Ein Klick auf das Vorschaubild wählt das Bild oder die Bilder des Werks; der Link Seite öffnet das Quell-PDF neben der Tabelle. Spalten ein-/ausblenden beschränkt die Tabelle auf die Felder, die Sie brauchen, und Werk entfernen oder Werk einbeziehen entscheidet, was hineinkommt. 4. Wählen Sie das Ziel-Inventar und dann … Werke importieren. WrkLst meldet, wie viele Werke angelegt wurden; Im Inventar ansehen führt zu ihnen, Weitere importieren beginnt mit der nächsten Datei. Nichts wird ohne Sie angelegt Jeder Datensatz wird Ihnen zuerst zur Prüfung vorgelegt. Sie bestätigen, was stimmt, korrigieren, was nicht stimmt, und verwerfen den Rest. Der Import schreibt nie hinter Ihrem Rücken direkt in Ihr Inventar. Einwilligung und Transparenz Der automatische Import ist eine KI-Funktion und als solche gekennzeichnet. WrkLst lässt keine KI über Ihre Daten laufen, ohne dass Sie vorher aktiv zugestimmt haben; hier passiert also nichts, bevor Sie einverstanden sind. KI lässt sich zudem für das ganze Konto abschalten. Wie mit der KI umgegangen wird Die Verarbeitung läuft auf Open-Source-Modellen, die in der Schweiz gehostet werden. Die Anweisungen, mit denen Ihre Daten ausgelesen werden, werden nie aufgezeichnet und nie zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Siehe Nutzt WrkLst KI auf meinen Daten?. Größere Migrationen Wenn Sie eine bestehende Datenbank oder einen Stapel Tabellen nach WrkLst bringen, machen wir das gemeinsam mit Ihnen, statt Sie damit allein zu lassen. Schreiben Sie an support@wrklst.art. Verwandte Artikel - Neues Werk anlegen - Bearbeiten und Mehrfachbearbeitung - Kontakte importieren: aus einer Datei oder vom Telefon - Inventare - Nutzt WrkLst KI auf meinen Daten?