Reservierungen & Verkäufe
Werke für Kund:innen reservieren und Verkäufe, Rechnungen und Zahlungen erfassen.
Reservierungen & Verkäufe
Reservierungen und Verkäufe bilden das Geschäftsleben eines Werks in WrkLst ab – vom Reservieren für eine Kund:in über den Verkauf bis zur Rechnung und den Zahlungen darauf. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10. Bevor Sie beginnen Sie brauchen ein Werk in Ihrem Inventar und einen Kontakt für die Kund:in. Siehe Neues Werk anlegen und Neuen Kontakt anlegen. Ein Werk reservieren Öffnen Sie das Aktionsmenü des Werks, das Sie reservieren möchten. Neben Angebot, Interesse, Verkaufen, Versenden, Ausstellen, In Kommission geben und Präsentieren finden Sie Reservieren. Das Aktionsmenü eines Werks: 1 Interesse · 2 Reservieren · 3 Verkaufen · 4 Präsentieren Das Aktionsmenü eines Werks: 1 Interesse · 2 Reservieren · 3 Verkaufen · 4 Präsentieren Der Reservierungsdialog: 1 Reservieren Der Reservierungsdialog: 1 Reservieren 1. Wählen Sie Reservieren. Ein Dialog für diese Inventarnummer öffnet sich. 2. Legen Sie fest, wie lange die Reservierung gilt: Bis zu einem Datum mit Stunde und Minute oder Für eine Dauer in Minuten, Stunden oder Tagen. Eine zweistündige Reservierung auf der Messe funktioniert genauso wie eine, die Wochen läuft – und eine befristete Reservierung läuft von selbst ab. 3. Wählen Sie die Kund:in, ergänzen Sie Notizen für Ihre Kolleg:innen und klicken Sie auf Reservieren. Das Werk ist im Inventar als reserviert markiert; wer die verfügbaren Werke durchsieht, erkennt auf einen Blick, dass es vergeben ist. Im Verkaufsformular reservieren öffnet stattdessen das vollständige Verkaufsformular, in dem eine Reservierung auch Unbefristet sein kann. Sie können auch mehrere Werke im Korb auswählen und Reservieren, Verkaufen oder Angebot wählen: Der neue Eintrag öffnet sich mit genau diesen Werken, inklusive Preisen, Bildunterschriften und Maßen. Reservierung bearbeiten, aufheben oder umwandeln Sobald ein Werk reserviert ist, ändert sich das Aktionsmenü: - Reservierung bearbeiten – Frist, Kund:in oder Notizen ändern. - Reservierung aufheben – das Werk wird wieder verfügbar, ohne dass eine Transaktion erfasst wird. Dafür, wenn eine Kund:in absagt. - Reservierung zu Verkauf – die Reservierung wird direkt zum Verkauf. Setzen Sie Verkaufsdatum und Zahlungsstatus und klicken Sie auf In Verkauf umwandeln; Werk und Kund:in sind bereits eingetragen. Den Verkauf erfassen Ein Verkauf hält fest, wer was wann und zu welchen Bedingungen gekauft hat. Sie setzen die Art – Angebot, Reservierung, Verkauf, Spende, Schenkung oder Storniert –, das Verkaufsdatum und die Vermittler:in, also die für den Abschluss zuständige Person. Abgewickelt über sagt, ob der Verkauf im Haus, über eine externe Verkäufer:in oder über eine externe Galerie lief; die Optionen Museumsverkauf, Über Auktion und Vertraulich beschreiben die Form der Transaktion. Unter Beteiligte wählen Sie die Kund:in und, wo zutreffend, Berater:in, Museum, Kurator:in und den Kontakt unter Rechnung an. Führen Sie mehr als einen Standort, nennt der Verkauf auch seinen Standort. Ein Verkauf, mit der Leiste am unteren Rand: 1 Verkauf bearbeiten · 2 Rechnung · 3 Teilen als Ein Verkauf, mit der Leiste am unteren Rand: 1 Verkauf bearbeiten · 2 Rechnung · 3 Teilen als Zu jedem Werk erfassen Sie Preis und Währung, einen Rabatt in Prozent oder als festen Betrag, Zusatzkosten mit eigener Bezeichnung, etwa für die Rahmung, sowie Steuer und Steuerbezeichnung. Der Positionstext auf Ihren Dokumenten ist aus dem Werkdatensatz vorbelegt und lässt sich für diesen Verkauf anpassen. Versand berechnen Sie auf derselben Rechnung unter Versand berechnen, alles Weitere unter Weitere Positionen. Die Rechnung ist Position für Position aufgeschlüsselt – mit jedem Rabatt, jeder Steuer und jeder Währungsumrechnung –, und der noch offene Betrag steht ganz oben. So sehen Sie, ob ein Verkauf bezahlt ist, ohne das PDF zu öffnen. Die Bilder oben im Verkauf öffnen das Werk in voller Größe mit der vollständigen Bildlegende. Zahlungen und Zahlungslinks Bei einem verkauften Werk bietet das Aktionsmenü Zahlung erfassen: Setzen Sie den Zahlungsstatus – Vollständig bezahlt, Zahlungen ausstehend oder Nicht bezahlt –, das Letzte Zahlungsdatum und Zahlungsnotizen und klicken Sie auf Zahlung speichern. Geld, das auf Ihrem Bankkonto oder über Stripe, Shopify oder QuickBooks eingeht, wird unter Verkäufe → Zahlungen dem Verkauf zugeordnet; siehe Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks. Im Verkaufsformular können Sie einen Kreditkarten-Zahlungslink über Stripe bereitstellen oder über Shopify, wahlweise mit Kreditkartengebühr, oder die Rechnung in QuickBooks bezahlen lassen. Der Zahlungslink am Verkauf ist für Ihre Kundschaft – öffnen Sie ihn nicht selbst. Geht ein Verkauf an QuickBooks, wählen Sie das Ertragskonto, auf das er gebucht wird; so müssen Erstverkauf und Wiederverkauf nicht auf demselben Konto landen. Nach dem Verkauf Weil Verkäufe mit Werken und Kontakten verknüpft sind, erscheint die Transaktion im Werkdatensatz und im Kontaktdatensatz der Kund:in. Die Liste Verkäufe zeigt Verkäufe als Karten oder als Tabelle, sortiert nach Kund:in, Rechnungsnummer oder Datum und gefiltert nach Art, Zahlungsstatus, Jahr, Vermittler:in oder Standort der Werke. Die Suche findet die Titel der Werke auf einem Verkauf ebenso wie Inventarnummer, Künstler:in, Kund:in und Rechnungsnummer. Die Verkaufsliste: 1 Verkäufe suchen · 2 Filter · 3 Als Tabelle anzeigen · 4 Verkauf hinzufügen Die Verkaufsliste: 1 Verkäufe suchen · 2 Filter · 3 Als Tabelle anzeigen · 4 Verkauf hinzufügen Rechnungen und Dokumente Wählen Sie am Verkauf Teilen als und dann eine Vorlage – das PDF- oder Word-Dokument auf Ihrem Briefpapier wird heruntergeladen; siehe Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier. Braucht Ihre Buchhaltung nummerierte, gesperrte Rechnungen, E-Rechnungen oder einen DATEV-Export, lesen Sie Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export. Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Reservierungen & Verkäufe Verwandte Artikel - Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export - Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks - Kommissionen - Sendungen - Berichte & Analysen
Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export
WrkLst erstellt zu jedem Verkauf eine Rechnung auf Ihrem Briefpapier. Verlangt Ihre Buchhaltung mehr, macht die Rechnungsbuchhaltung daraus nummerierte, gesperrte Belege mit eingebetteter E-Rechnung und DATEV-Export. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10. Zwei Wege zur Rechnung Mit der freien Rechnungsstellung beginnt jedes Konto. Die Rechnungsnummer tippen Sie am Verkauf ein oder lassen sie beim Speichern aus dem Zähler unter Einstellungen → Allgemeines Konto → Rechnungsstellung vergeben. Das Dokument wird bei jedem Download aus dem Verkauf erzeugt; zum Ändern bearbeiten Sie den Verkauf und laden es erneut herunter. Es gibt eine Rechnung je Verkauf und einen Zahlungsstatus am Verkauf. Die Rechnungsbuchhaltung ist für Konten, die ein formales Rechnungsbuch führen müssen: Jede Rechnung wird als nummerierter Beleg ausgestellt, der nie bearbeitet wird; ein Verkauf kann mehrere Rechnungen tragen – Rechnung, Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung –, ein Fehler wird per Stornorechnung korrigiert, Zahlungen werden je Rechnung verbucht, und jeder Beleg hat seine eigene Historie. Sie ist standardmäßig aus; eine Administrator:in schaltet sie unter Einstellungen → Buchhaltung mit Rechnungsbuchhaltung einschalten ein. Ein späteres Ausschalten behält jeden ausgestellten Beleg, sein Protokoll und seine Zahlungen. Die Regeln Ihres Landes Regeln für ist aus dem Land des Absenders vorbelegt – Deutschland (GoBD), Österreich, Anderes EU-Land, Vereinigtes Königreich, USA oder Anderes Land. Der Ablauf ist überall gleich: lückenlose Nummerierung, gesperrte Belege, Stornorechnungen, Zahlungen und Historie je Beleg. Die Regeln entscheiden den Rest: eine in jedes PDF eingebettete E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X) in Deutschland, Österreich und der EU; ein DATEV-Export in Deutschland und Österreich; Umsatzsteuerhinweise – Kleinunternehmer, Differenzbesteuerung, Ausfuhr und innergemeinschaftliche Lieferung, erkannt aus Land und USt-IdNr. der Kund:in – überall außer im Vereinigten Königreich, das VAT-Rechnungsangaben und Ausfuhrhinweise erhält, und in den USA, wo die Sales Tax je Position so übernommen wird, wie sie im Verkauf steht. Ein Beleg behält die Regeln, unter denen er ausgestellt wurde. Einrichten 1. Füllen Sie unter Einstellungen → Buchhaltung den Block Absender aus, vorbelegt aus Ihrem Hauptsitz: Firma, Adresse und USt-IdNr. oder Steuernummer sind Pflicht; die Bankverbindung kommt ebenfalls auf den Beleg. 2. Legen Sie die Nummernkreise fest, mit den Platzhaltern {{year}} und {{number}}, den Stellen und dem Zahlungsziel (Tage). Eine Nummer wird nur beim Ausstellen vergeben; mit {{year}} beginnt die Zählung jedes Jahr neu. 3. Haken Sie unter Steuerliche Behandlung Kleinunternehmer (§ 19 UStG) oder Differenzbesteuerung für Kunstgegenstände (§ 25a UStG) an, wenn sie gelten, und tragen Sie den Hinweis für sonstige 0-%-Positionen ein. 4. Tragen Sie unter DATEV Berater- und Mandantennummer und die Kontenzuordnung ein; die Vorgaben folgen SKR04 – stimmen Sie jeden Wert vor dem ersten echten Export mit Ihrer Steuerberatung ab. 5. Legen Sie unter Einstellungen → Vorlagen eine Vorlage mit der Datenquelle Verkauf (Rechnung) und dem Format Rechnungsbeleg (konfigurierbar, PDF) an. Es kann mehrere geben, etwa je Standort oder Sprache; beim Ausstellen wählen Sie eine. Einstellungen → Buchhaltung: 1 Rechnungsbuchhaltung einschalten · 2 Regeln für Einstellungen → Buchhaltung: 1 Rechnungsbuchhaltung einschalten · 2 Regeln für Der Rechnungsbeleg Der Beleg wird aus Elementen zusammengesetzt, die Sie ein- und ausschalten und umordnen – Empfängeradresse, Rechnungsdaten, Titel, Einleitung, Positionen, Summen, Zahlungshinweis, Schlusstext, Konditionen aus dem Verkauf, Unterschrift und Steuerhinweise. Die Positionen erscheinen in der Darstellung Galerie mit Bild, Bildunterschrift und Preis oder als Tabelle. Ergänzen Sie Logo und Briefkopf, ein Briefpapier (PDF) unter jeder Seite, das Seitenformat und die Sprache des Belegs, und sehen Sie in der Vorschau, wie der Beleg mit Ihrem neuesten Verkauf aussieht. Derselbe Beleg dient dem freien Download und, mit Rechnungsbuchhaltung, jeder ausgestellten Rechnung. Eine Rechnung ausstellen Öffnen Sie am Verkauf den Bereich Rechnungen und wählen Sie Rechnung ausstellen. Unter Was abgerechnet wird wählen Sie Alles noch nicht Abgerechnete, Ausgewählte Positionen (Teilrechnung), Abschlag (Abschlagsrechnung) oder Schlussrechnung, Abschläge angerechnet; wählen Sie die Belegvorlage und das Leistungsdatum und klicken Sie auf Ausstellen. Der Beleg wird beim Ausstellen nummeriert und festgeschrieben. Der Bereich listet jeden Beleg mit Nummer, Art, Datum, Betrag, Status und PDF, zeigt, was abgerechnet, bezahlt und noch offen ist, und warnt, wenn der Verkauf nach dem Ausstellen geändert wurde. Eine Rechnung braucht eine Kund:in mit Adresse und Land, Positionen mit Preis und einen Verkauf, der nicht nur erfasst ist. Einen Fehler korrigieren Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert. Rechnung stornieren fragt nach einem Grund und stellt eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus; die Positionen werden wieder abrechenbar, und Sie korrigieren den Verkauf und stellen die Rechnung neu aus. Beide Belege bleiben gelistet. Die Rechnungsansicht In Verkäufe schaltet die Werkzeugleiste zwischen Verkäufe oder Rechnungen um. Die Rechnungsansicht listet jeden Beleg, den Sie sehen dürfen, gefiltert nach Status – Offen, Überfällig, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Storniert, Gutschrift –, Rechnungsart, Jahr und Kunde. Ein Beleg öffnet sich mit Positionen, Zahlungen, Historie und Zugehörige Belege und bietet PDF herunterladen und E-Rechnung (XML) herunterladen. Zahlung verbuchen erfasst Betrag, Zahlungsdatum, Zahlungsart und Referenz; eine Buchung wird mit Grund storniert, nie gelöscht. Zahlungen von Ihrer Bank, Stripe, Shopify oder QuickBooks verbuchen Sie unter Verkäufe → Zahlungen; siehe Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks. DATEV-Export Wählen Sie unter Einstellungen → Buchhaltung → DATEV-Export den Zeitraum, lesen Sie die Vorschau – Belege, Zahlungen, Buchungszeilen, Summe und Befunde wie ein Verkauf ohne Rechnungsbeleg – und klicken Sie auf Stapel exportieren. Jeder enthaltene Beleg wird gestempelt und nicht noch einmal exportiert, es sei denn, Sie haken Belege aus früheren Stapeln erneut aufnehmen an. Unter Prüfung, Protokoll und Archiv können Sie Jetzt prüfen, das Protokoll herunterladen (CSV) und das Archiv herunterladen (zip) für ein Jahr – das Archiv ist, was ein Prüfer erhält. Verwandte Artikel - Reservierungen & Verkäufe - Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks - Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier - E-Mail- und Buchhaltungsverbindungen: Google Workspace, Microsoft 365, QuickBooks, Stripe und Shopify - Allgemeine Kontoeinstellungen anpassen
Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks
Zahlungen sammelt jeden Zahlungseingang – von Ihrer Bank, Stripe, Shopify und QuickBooks – an einem Ort und bucht ihn auf die Rechnung oder den Verkauf, zu dem er gehört. Überweisungen von Hand abzuhaken entfällt. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10. Wo Sie es finden Öffnen Sie Verkäufe und wechseln Sie zu Zahlungen. Die Seite steht Administrator:innen zur Verfügung; anderen Rollen geben Sie sie unter Einstellungen → Benutzerrollen frei. Jeder Eingang steht mit Konto, Datum, Zahler, Verwendungszweck, Betrag, noch offenem Rest und Status in der Liste; filtern Sie nach Status – Zu erledigen (offen und geparkt), Geparkt, nur von Hand oder Erledigt –, nach Konto, Jahr und Datum. Verkäufe → Zahlungen. Verkäufe → Zahlungen. Konten Unter Konten legen Sie fest, wo Geld eingeht. Jedes Konto wird nach Zeitplan gelesen, und was eingeht, wird offenen Rechnungen und Verkäufen zugeordnet. - Bankkonto – eine deutsche Bank wird online gelesen: IBAN und Online-Banking-Zugang eingeben, die Bank wird aus der IBAN erkannt. Wählen Sie das TAN-Verfahren – eine App-Freigabe auf dem Handy lässt den Zeitplan von allein laufen. Die PIN wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; eine abgewiesene PIN sperrt den Zugang, bis Sie ihn mit Entsperren freigeben. Im übrigen Europa laden Sie den camt.053-Auszug aus Ihrem E-Banking hoch; die Zuordnung ist dieselbe. - Anderes Konto (Auszugsdateien) – PayPal, ein Marktplatz, ein zweiter Kartenanbieter: alles, was eine Auszugsdatei liefert, aber keine eigene Verbindung hat. Kontoauszug hochladen in der Kontozeile; gelesen werden camt, MT940, OFX, QIF, CSV, XLSX und PayPal-Exporte, PDFs nicht. Bei einer CSV bestätigen Sie einmal, welche Spalte was ist. Exportiert Ihre Bank etwas, das WrkLst noch nicht liest, schickt Format vorschlagen eine Probe an den Support. - Stripe, Shopify und QuickBooks – jedes ist ein eigenes Konto, nach Zeitplan gelesen und wie ein Bankkonto zugeordnet; jede QuickBooks-Firma ist ein eigenes Konto. - US-Bankkonto über Stripe – wer Stripe nutzt und in den USA ein Bankkonto hat, wählt US-Bankkonto verknüpfen und meldet sich über den sicheren Bank-Login von Stripe an. Stripe liest täglich neue Umsätze; es berechnet etwa 0,30 $ je verknüpftem Konto und Monat über Ihr Stripe-Konto, WrkLst berechnet nichts zusätzlich. Jetzt abrufen liest ein Konto außerhalb des Zeitplans. Schalten Sie Automatisch buchen aus, wartet jede Buchung auf eine Person. Nur ein Konto ohne Eingänge lässt sich löschen; eines mit Eingängen wird stattdessen ausgeschaltet. Wie Zahlungen zugeordnet werden Ein Eingang, dessen Verwendungszweck eine Rechnungs- oder Verkaufsnummer nennt und dessen Betrag passt, bucht sich von selbst – auch eine Überweisung für mehrere Rechnungen –, ebenso ein Eingang einer bekannten Kund:in, der genau auf einen ihrer offenen Posten passt. Alles andere wartet mit sortierten Vorschlägen unter Buchen auf, jeweils mit dem, was gepasst hat – Nummer, Kundennummer, Summe mehrerer, Betrag passt, Bekannte IBAN, Name oder Betrag ähnlich –, und Sie bestätigen mit Buchen. Alle offenen Posten stehen darunter, falls nichts passt. Nennt der Zweck eine Rechnung, die bereits bezahlt oder storniert ist, wird nichts gebucht: Das ist eine Doppelzahlung oder ein Irrtum, und der Eingang sagt es Ihnen. Offene Zahlungen erneut zuordnen lässt die Zuordnung für alles noch Offene erneut laufen. Ein Verkauf, der über einen Stripe- oder Shopify-Zahlungslink bezahlt wurde, gilt im Moment der Zahlung als bezahlt; taucht dasselbe Geld später im Konto auf, wird es mit diesem Verkauf verknüpft und nicht doppelt gebucht. Teilzahlungen, Buchungen zurücknehmen, abhaken Der Zu buchende Betrag kann kleiner sein als der Eingang; der Rest bleibt offen, und der Eingang zeigt Teilweise gebucht. Buchung zurücknehmen fragt nach einem Grund: Die Zahlung auf der Rechnung wird storniert – nie gelöscht –, der erhaltene Betrag am Verkauf sinkt, und die Überweisung ist für eine Person geparkt. Abhaken (nichts zu buchen) erledigt eine Überweisung, die zu nichts gehört; Wieder öffnen holt sie zurück. Am Verkauf Ein Verkauf zeigt unter Zahlungseingänge, was auf den Konten für ihn eingegangen ist, mit einem Link zu jeder Zahlung. Eine Buchung aktualisiert den Zahlungsstatus des Verkaufs; mit eingeschalteter Rechnungsbuchhaltung wird sie auf dem Rechnungsbeleg verbucht. Eine Zahlung von Hand erfassen Sie weiterhin mit Zahlung erfassen im Aktionsmenü eines verkauften Werks; siehe Reservierungen & Verkäufe. Kund:innen in QuickBooks zahlen lassen Führen Sie Ihre Buchhaltung in QuickBooks und haben Sie QuickBooks Payments in Ihrer Firma, wählen Sie QuickBooks unter Online-Zahlungen in Einstellungen → Allgemeines Konto → Integrationen. Der Zahlungslink auf Ihren Rechnungen führt dann zur Rechnung in QuickBooks, die Zahlung erscheint in Ihrer Buchhaltung, und der Verkauf wird in WrkLst von selbst als bezahlt markiert. Geht ein Verkauf an QuickBooks, wählen Sie am Verkauf sein Ertragskonto. Verwandte Artikel - Reservierungen & Verkäufe - Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export - E-Mail- und Buchhaltungsverbindungen: Google Workspace, Microsoft 365, QuickBooks, Stripe und Shopify - Benutzer:innen, Rollen und Berechtigungen