Reservierungen und Verkäufe bilden das Geschäftsleben eines Werks in WrkLst ab – vom Reservieren für eine Kund:in über den Verkauf bis zur Rechnung und den Zahlungen darauf. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen ein Werk in Ihrem Inventar und einen Kontakt für die Kund:in. Siehe Neues Werk anlegen und Neuen Kontakt anlegen.
Ein Werk reservieren
Öffnen Sie das Aktionsmenü des Werks, das Sie reservieren möchten. Neben Angebot, Interesse, Verkaufen, Versenden, Ausstellen, In Kommission geben und Präsentieren finden Sie Reservieren.
Das Aktionsmenü eines Werks: 1 Interesse · 2 Reservieren · 3 Verkaufen · 4 Präsentieren
Der Reservierungsdialog: 1 Reservieren
- Wählen Sie Reservieren. Ein Dialog für diese Inventarnummer öffnet sich.
- Legen Sie fest, wie lange die Reservierung gilt: Bis zu einem Datum mit Stunde und Minute oder Für eine Dauer in Minuten, Stunden oder Tagen. Eine zweistündige Reservierung auf der Messe funktioniert genauso wie eine, die Wochen läuft – und eine befristete Reservierung läuft von selbst ab.
- Wählen Sie die Kund:in, ergänzen Sie Notizen für Ihre Kolleg:innen und klicken Sie auf Reservieren.
Das Werk ist im Inventar als reserviert markiert; wer die verfügbaren Werke durchsieht, erkennt auf einen Blick, dass es vergeben ist. Im Verkaufsformular reservieren öffnet stattdessen das vollständige Verkaufsformular, in dem eine Reservierung auch Unbefristet sein kann. Sie können auch mehrere Werke im Korb auswählen und Reservieren, Verkaufen oder Angebot wählen: Der neue Eintrag öffnet sich mit genau diesen Werken, inklusive Preisen, Bildunterschriften und Maßen.
Reservierung bearbeiten, aufheben oder umwandeln
Sobald ein Werk reserviert ist, ändert sich das Aktionsmenü:
- Reservierung bearbeiten – Frist, Kund:in oder Notizen ändern.
- Reservierung aufheben – das Werk wird wieder verfügbar, ohne dass eine Transaktion erfasst wird. Dafür, wenn eine Kund:in absagt.
- Reservierung zu Verkauf – die Reservierung wird direkt zum Verkauf. Setzen Sie Verkaufsdatum und Zahlungsstatus und klicken Sie auf In Verkauf umwandeln; Werk und Kund:in sind bereits eingetragen.
Den Verkauf erfassen
Ein Verkauf hält fest, wer was wann und zu welchen Bedingungen gekauft hat. Sie setzen die Art – Angebot, Reservierung, Verkauf, Spende, Schenkung oder Storniert –, das Verkaufsdatum und die Vermittler:in, also die für den Abschluss zuständige Person. Abgewickelt über sagt, ob der Verkauf im Haus, über eine externe Verkäufer:in oder über eine externe Galerie lief; die Optionen Museumsverkauf, Über Auktion und Vertraulich beschreiben die Form der Transaktion. Unter Beteiligte wählen Sie die Kund:in und, wo zutreffend, Berater:in, Museum, Kurator:in und den Kontakt unter Rechnung an. Führen Sie mehr als einen Standort, nennt der Verkauf auch seinen Standort.
Ein Verkauf, mit der Leiste am unteren Rand: 1 Verkauf bearbeiten · 2 Rechnung · 3 Teilen als
Zu jedem Werk erfassen Sie Preis und Währung, einen Rabatt in Prozent oder als festen Betrag, Zusatzkosten mit eigener Bezeichnung, etwa für die Rahmung, sowie Steuer und Steuerbezeichnung. Der Positionstext auf Ihren Dokumenten ist aus dem Werkdatensatz vorbelegt und lässt sich für diesen Verkauf anpassen. Versand berechnen Sie auf derselben Rechnung unter Versand berechnen, alles Weitere unter Weitere Positionen.
Die Rechnung ist Position für Position aufgeschlüsselt – mit jedem Rabatt, jeder Steuer und jeder Währungsumrechnung –, und der noch offene Betrag steht ganz oben. So sehen Sie, ob ein Verkauf bezahlt ist, ohne das PDF zu öffnen. Die Bilder oben im Verkauf öffnen das Werk in voller Größe mit der vollständigen Bildlegende.
Zahlungen und Zahlungslinks
Bei einem verkauften Werk bietet das Aktionsmenü Zahlung erfassen: Setzen Sie den Zahlungsstatus – Vollständig bezahlt, Zahlungen ausstehend oder Nicht bezahlt –, das Letzte Zahlungsdatum und Zahlungsnotizen und klicken Sie auf Zahlung speichern. Geld, das auf Ihrem Bankkonto oder über Stripe, Shopify oder QuickBooks eingeht, wird unter Verkäufe → Zahlungen dem Verkauf zugeordnet; siehe Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks.
Im Verkaufsformular können Sie einen Kreditkarten-Zahlungslink über Stripe bereitstellen oder über Shopify, wahlweise mit Kreditkartengebühr, oder die Rechnung in QuickBooks bezahlen lassen. Der Zahlungslink am Verkauf ist für Ihre Kundschaft – öffnen Sie ihn nicht selbst. Geht ein Verkauf an QuickBooks, wählen Sie das Ertragskonto, auf das er gebucht wird; so müssen Erstverkauf und Wiederverkauf nicht auf demselben Konto landen.
Nach dem Verkauf
Weil Verkäufe mit Werken und Kontakten verknüpft sind, erscheint die Transaktion im Werkdatensatz und im Kontaktdatensatz der Kund:in. Die Liste Verkäufe zeigt Verkäufe als Karten oder als Tabelle, sortiert nach Kund:in, Rechnungsnummer oder Datum und gefiltert nach Art, Zahlungsstatus, Jahr, Vermittler:in oder Standort der Werke. Die Suche findet die Titel der Werke auf einem Verkauf ebenso wie Inventarnummer, Künstler:in, Kund:in und Rechnungsnummer.
Die Verkaufsliste: 1 Verkäufe suchen · 2 Filter · 3 Als Tabelle anzeigen · 4 Verkauf hinzufügen
Rechnungen und Dokumente
Wählen Sie am Verkauf Teilen als und dann eine Vorlage – das PDF- oder Word-Dokument auf Ihrem Briefpapier wird heruntergeladen; siehe Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier. Braucht Ihre Buchhaltung nummerierte, gesperrte Rechnungen, E-Rechnungen oder einen DATEV-Export, lesen Sie Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export.
Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Reservierungen & Verkäufe