Integrationen
WrkLst mit Ihrer Website, Ihrer Buchhaltung, Ihrem Postfach und KI-Assistenten verbinden.
WordPress-Plugin und REST-API
Sie müssen Ihre Website nicht ersetzen. WrkLst versorgt die Website, die Sie schon haben – über das kostenlose WordPress-Plugin oder eine direkte Verbindung für Ihre Entwickler:innen. Beides richten Sie in WrkLst 10 unter Einstellungen ein. Das WordPress-Plugin Läuft Ihre Website auf WordPress, holt das Plugin die Daten direkt aus WrkLst, sodass die Seiten aktuell bleiben, ohne dass jemand kopiert und einfügt. Es zeigt Werke mit Bild, mit Bildunterschriften und Alt-Texten, sowie Ausstellungen mit ihren Werken, Installationsansichten und Pressetexten. Preise, vertrauliche Notizen oder Kontaktdaten zeigt es nie. Biografien von Künstler:innen werden über die Biografie-Synchronisation unter Einstellungen → Allgemeines Konto → Webhook-Sync veröffentlicht – siehe Biografien. Für die Verbindung legt eine Administrator:in den Zugangsschlüssel des Plugins an: 1. Öffnen Sie Einstellungen → API-Tokens und wählen Sie Token erstellen. 2. Geben Sie ihm einen Namen und wählen Sie den Zugriff WordPress-Plugin. Ein Token dieser Art erreicht nur die Website: keine Preise, nichts Vertrauliches, kein Zugriff auf anderes. 3. Kopieren Sie das Token sofort – es wird nur dieses eine Mal angezeigt – und tragen Sie es in den Einstellungen des Plugins ein (WrkLst → Einstellungen in WordPress). Die direkte Verbindung (REST-API) Für eine Website, die nicht auf WordPress läuft, oder für andere Programme können Entwickler:innen Ihr Konto direkt anbinden. Die Verbindung liest und schreibt Werke, Kontakte, Ausstellungen, Medien, Verkäufe, Listen, Sendungen und Kommissionen und kann Datensätze suchen und auflisten. Die Referenz zu jedem Endpunkt steht in WrkLst unter Einstellungen → API-Dokumentation, mit einer Suche über alle Abschnitte; die Referenz ist auf Englisch. Einstellungen → API-Tokens. Einstellungen → API-Tokens. Einstellungen → API-Dokumentation. Einstellungen → API-Dokumentation. Tokens legt eine Administrator:in unter Einstellungen → API-Tokens an. Jedes Token hat eine Zugriffsstufe: Lesen kann alle Module lesen und nichts ändern; Lesen & Schreiben kann lesen, anlegen und ändern, aber nicht löschen; Vollzugriff kann auch löschen; Benutzer handelt als ein bestimmter Benutzer mit genau dessen Rechten – die richtige Wahl für eigene Skripte einer Person. Ein Token kann ein Ablaufdatum haben, wird beim Erstellen einmal angezeigt und lässt sich auf derselben Seite jederzeit widerrufen. Die Person, als die ein Token handelt, braucht in ihrer Rolle unter Einstellungen → Benutzerrollen die Berechtigung „API access“; Administrator-Rollen haben sie von vornherein. Jeder Aufruf steht unter Einstellungen → Interaktionsprotokoll, mit der Person, als die er lief. KI-Assistenten brauchen kein Token: Sie melden sich mit Ihrem WrkLst-Login an. Siehe KI-Assistenten. Ihre Daten mitnehmen Neben den täglichen Exporten als Tabellen, PDFs und Word-Dokumenten können Sie Ihre gesamte WrkLst-Datenbank jederzeit als eine vollständige Datei (SQL-Dump) herunterladen. Das ist eine komplette Kopie in einem Standardformat, das jede Datenbankfachkraft öffnen kann – ein Abschied von WrkLst bedeutet also nie, Ihre Daten zu verlieren. Hilfe Tokens legen Ihre Administrator:innen selbst an. Wenn wir uns ansehen sollen, was Ihre Website zeigen soll, schreiben Sie an support@wrklst.art. Verwandte Artikel - Biografien - KI-Assistenten: mit WrkLst aus Claude, ChatGPT oder Cursor arbeiten - Benutzer:innen, Rollen und Berechtigungen - Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier - Wie erfüllt WrkLst die DSGVO und Datenschutzgesetze?
KI-Assistenten: mit WrkLst aus Claude, ChatGPT oder Cursor arbeiten
Ein KI-Assistent mit MCP-Unterstützung – Claude, ChatGPT, Cursor und andere – kann für Sie die Datensätze in Ihrem WrkLst-10-Konto suchen, lesen und ändern. Er meldet sich mit Ihrem WrkLst-Login an und arbeitet als Sie, mit genau Ihren Rechten, bis Sie ihn trennen. Was der Assistent kann Einmal verbunden, kann der Assistent über Werke, Kontakte, Verkäufe, Kommissionen, Ausstellungen und Sendungen suchen, eine Art von Datensätzen auflisten und filtern, einen Datensatz vollständig lesen und Datensätze anlegen, ändern oder löschen – nur, was Sie selbst dürfen, und nur in diesem einen Konto. Jede Änderung wird im Verlauf des Datensatzes Ihnen zugeschrieben, wie eine Änderung von Hand. Verlangt der Assistent etwas, das Ihre Rechte nicht erlauben, nennt die Ablehnung die fehlende Berechtigung. Der Assistent erhält außerdem die Arbeitsregeln von WrkLst: erst suchen, dann handeln; erst lesen, dann schreiben; die Felder nachschlagen; vor dem Anlegen, Ändern oder Löschen nachfragen; eine Ablehnung melden, statt es erneut zu versuchen. Assistenten verbinden 1. Öffnen Sie Einstellungen → API-Tokens. Kopieren Sie unter KI-Assistenten oder andere Programme anbinden die Adresse KI-Assistent (MCP) Ihres Kontos. Ein Token ist nicht nötig, und ein API-Token öffnet diese Verbindung auch nicht – Tokens sind für die REST-API. 2. Tragen Sie die Adresse in Ihrem Assistenten ein. Claude Desktop, Claude.ai (als eigener Connector), ChatGPT (als Connector) und Cursor nehmen sie als Serveradresse; Claude Code nimmt sie mit claude mcp add --transport http wrklst <Adresse> und anschließend /mcp. 3. Beim ersten Gebrauch öffnet der Assistent im Browser Ihre gewohnte WrkLst-Anmeldung – Passwort, per E-Mail zugesandter Code oder Passkey, und Ihr zweiter Faktor, falls Sie einen haben. Nichts wird übersprungen. 4. WrkLst zeigt, was Sie erlauben: welcher Assistent, welches Konto, und dass er als Sie mit Ihren Rechten handelt. Erlauben oder ablehnen. Eine Verbindung ist ein Konto. Arbeiten Sie in mehreren WrkLst-Konten, melden Sie den Assistenten je Konto einmal an. Die Verbindung erneuert sich bei Gebrauch bis zu 30 Tage lang von selbst; danach, oder nachdem Sie sie getrennt haben, bittet der Assistent Sie erneut um die Anmeldung. Wer einen verbinden darf Ob eine Benutzer:in einen Assistenten verbinden darf, ist eine Berechtigung ihrer Rolle: „AI assistant access (MCP)“ unter Einstellungen → Benutzerrollen. Administrator-Rollen haben sie von vornherein; eine Administrator:in vergibt sie dort an andere Rollen, unabhängig von der Berechtigung „API access“ für die REST-API. Alles, was ein Assistent tut – welche Suche, welcher Datensatz –, steht unter Einstellungen → Interaktionsprotokoll im Kanal KI-Assistent (MCP), als Sie. Trennen Einstellungen → Mein Profil → Verbundene Apps listet jeden Assistenten, den Sie angemeldet haben, je Konto, mit dem Zeitpunkt der Verbindung und der letzten Anmeldung. Trennen beendet die Verbindung sofort; Sie können den Assistenten jederzeit erneut anmelden. Ein Zurücksetzen Ihres Passworts beendet alle Verbindungen auf einmal. Das Abmelden von WrkLst im Browser tut das nicht – ein Assistent ist nicht Ihr Browser, und genau dafür gibt es diese Seite. Einstellungen → Mein Profil → Verbundene Apps. Einstellungen → Mein Profil → Verbundene Apps. KI und Ihre Daten Nichts verbindet sich von selbst: Ein Assistent arbeitet in Ihrem Konto erst, nachdem Sie ihn angemeldet und es erlaubt haben, und nur so lange, wie Sie die Verbindung bestehen lassen. Das entspricht der Haltung von WrkLst zu KI – keine KI läuft im Hintergrund über Ihr Archiv, und jeder Einsatz von KI ist klar gekennzeichnet. Der Assistent selbst ist ein Dienst seines Anbieters und kein Teil von WrkLst: Was Sie ihn lesen lassen, verarbeitet dieser Assistent. Siehe „Nutzt WrkLst KI auf meinen Daten?“. Verwandte Artikel - Nutzt WrkLst KI auf meinen Daten? - WordPress-Plugin und REST-API - Mein Profil: Sicherheit, Präferenzen und verbundene Apps - Benutzer:innen, Rollen und Berechtigungen - Anmelden: ein Login, Passkeys und Zwei-Faktor-Authentifizierung
E-Mail- und Buchhaltungsverbindungen: Google Workspace, Microsoft 365, QuickBooks, Stripe und Shopify
WrkLst 10 versendet E-Mails über Ihr eigenes E-Mail-Konto und arbeitet mit der Buchhaltung und den Zahlungsdiensten, die Sie schon nutzen. Dieser Artikel zeigt, wo jede Verbindung eingerichtet wird und was sie tut. Ihr E-Mail-Konto Nachrichten und Kampagnen gehen von Ihrer eigenen Adresse hinaus. Jede Benutzer:in verbindet ihr eigenes Konto unter Einstellungen → Mein Profil → E-Mail-Konto; es ist jeweils ein Kanal aktiv: Einstellungen → Mein Profil → E-Mail-Konto. Einstellungen → Mein Profil → E-Mail-Konto. - Google Workspace – Google-Konto verbinden und bei Google anmelden. - Microsoft 365 – Microsoft-365-Konto verbinden und bei Microsoft anmelden. - Infomaniak kSuite – verbinden Sie Ihr Postfach mit einem Anwendungspasswort, nicht mit Ihrem Hauptpasswort. - IMAP / SMTP – jedes gewöhnliche E-Mail-Konto: SMTP für den Versand, IMAP für Entwürfe und zum Lesen Ihres Postfachs. Der Entwurfsordner wird automatisch gefunden; Verbindung testen prüft die Angaben vor Speichern & aktivieren. Mit einem verbundenen Konto kann WrkLst senden, Entwürfe in Ihr E-Mail-Programm legen und beim Kontakt in Ihrem Postfach nach den E-Mails suchen, die Sie mit dieser Person gewechselt haben. Kann Ihr Konto senden, hat aber kein lesbares Postfach, ergänzen Sie unter E-Mail-Konto einen IMAP-Server. Signatur, Vorlagen und Standardeinstellungen für neue E-Mails finden Sie unter Einstellungen → Mein Profil → E-Mail-Einstellungen. Wenn eine Verbindung nicht mehr funktioniert Funktioniert Ihre Verbindung zu Google, Microsoft oder QuickBooks nicht mehr, sagt WrkLst Ihnen das sofort in einem Banner und bietet Neu verbinden – kein Trennen und Neuverbinden von Hand. Kurze Störungen beim Anbieter beenden eine Verbindung nicht. Buchhaltung: QuickBooks Online und Lexware Office Beide finden Sie unter Einstellungen → Allgemeines Konto → Integrationen. Einstellungen → Allgemeines Konto → Integrationen. Einstellungen → Allgemeines Konto → Integrationen. - QuickBooks Online – Mit QuickBooks verbinden und dort anmelden. Verkaufsrechnungen gehen auf Knopfdruck an QuickBooks. Legen Sie das Standard-Ertragskonto fest; bei jedem Verkauf können Sie ein anderes Ertragskonto wählen, sodass ein Erstverkauf und ein Wiederverkauf nicht auf demselben Konto landen müssen. Weiteres QuickBooks-Konto verbinden fügt eine zweite Buchhaltung hinzu – bei einer Galerie mit zwei Standorten wird je Unternehmen angehakt, welche Standorte ihre Rechnungen dort buchen. - Lexware Office – verbinden Sie es mit einem bei Lexware Office erstellten API-Schlüssel. Kontakte und Verkaufsrechnungen werden bei Bedarf synchronisiert. Online-Zahlungen: Stripe, Shopify und QuickBooks Wählen Sie unter Online-Zahlungen auf derselben Seite das Zahlungs-Gateway hinter dem Zahlungslink auf Ihren Rechnungen: - Stripe – allgemeine Online-Zahlungen. Mit Stripe verbinden meldet Sie bei Stripe an und erlaubt WrkLst; nichts zu kopieren, der Webhook wird für Sie eingerichtet. API-Schlüssel sind die Alternative: drei Werte aus Ihrem Stripe-Dashboard und ein Webhook, den Sie selbst einrichten. - Shopify – bevorzugt, wenn Sie einen Shopify-Webshop betreiben: Tragen Sie Shop-URL, Admin-API-Zugriffstoken und Geheimer API-Schlüssel ein. Der Zahlungslink öffnet einen Shopify-Checkout. - QuickBooks – Kund:innen bezahlen die Rechnung, die in QuickBooks liegt, und die Zahlung erscheint in Ihrer Buchhaltung. Erfordert QuickBooks Payments in Ihrem QuickBooks-Konto, verfügbar in den USA. - Keine Online-Zahlung anbieten schaltet den Zahlungslink ab. Eine Kartenzahlung über Stripe oder Shopify wird in WrkLst eingetragen und markiert den Verkauf als bezahlt. Zahlungseingänge von Stripe, Shopify, QuickBooks und Ihrer Bank landen in einem Zahlungsstrom unter Verkäufe → Zahlungen, Rechnungen und Verkäufen zugeordnet; dort werden auch die Konten verwaltet. Wer Stripe nutzt und in den USA ein Bankkonto hat, verknüpft sein Giro- oder Sparkonto unter Verkäufe → Zahlungen → Konten, und Stripe liest täglich neue Umsätze – Stripe berechnet etwa 0,30 $ je verknüpftem Konto und Monat, WrkLst berechnet nichts zusätzlich, und dafür braucht es Ihren geheimen Stripe-Schlüssel. Zahlungen stehen Administrator:innen zur Verfügung und Rollen, denen sie unter Einstellungen → Benutzerrollen freigegeben wurden. Verteiler Auf der Seite Integrationen verbinden Sie außerdem Mailchimp (Kontakte mit einer Zielgruppe synchronisieren) und MailerLite (Kontakte mit einer Gruppe synchronisieren), sodass sich ein Kontakt direkt aus seinem Datensatz an- oder abmelden lässt. Verwandte Artikel - Nachrichten - Zahlungen: Bankabgleich, Stripe, Shopify und QuickBooks - Rechnungen: nummerierte Rechnungen, E-Rechnung und DATEV-Export - Korrespondenz: Ihr E-Mail-Verkehr mit einem Kontakt - Mein Profil: Sicherheit, Präferenzen und verbundene Apps
Geteilte Kopien: Werke zwischen WrkLst-Konten kopieren
Eine geteilte Kopie bringt Werke von einem WrkLst-Konto in ein anderes – in ein zweites eigenes Konto oder zu Künstler:innen, Galerien oder Sammler:innen mit eigenem WrkLst. Das empfangende Konto entscheidet, was es annimmt. Dieser Artikel beschreibt geteilte Kopien in WrkLst 10. Was mit einer Kopie reist Eine Kopie enthält die Werke mit ihren Künstler:innen und Inventaren sowie alles, was Sie unter Einschließen anhaken: Preise, Gruppeninformationen, Bilder, Verpackung, Standorte, Produktion, Notizen, Vertrauliche Notizen, Zustand, Provenienz, Dokumente, Zugewiesene Galerien, Zertifikat, Versicherungswert und Erwerbsinformationen. Verknüpfte Einträge werden nie geteilt: Verkäufe, Sendungen, Ausstellungen, Kommissionen, Listen und Präsentationen bleiben, wo sie sind. Kopie senden 1. Wählen Sie die Werke aus – ein einzelnes Werk oder mehrere im Korb – und wählen Sie Teilen → In anderes Konto kopieren. 2. Wählen Sie unter Senden an eines Ihrer eigenen WrkLst-Konten aus der Liste, oder geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Kopie senden. 3. Haken Sie an, was Sie Einschließen möchten, und wählen Sie Kopie senden. Der Dialog sagt Ihnen, wenn die Kopie nicht gesendet werden kann: wenn die E-Mail-Adresse für mehrere WrkLst-Konten verwendet wird und WrkLst nicht erkennen kann, in welches kopiert werden soll; wenn zu ihr kein WrkLst-Konto gefunden wird; oder wenn das empfangende Konto keine Kopien empfangen darf. Kopie annehmen Eingehende Kopien finden Sie unter Geteilte Kopien im Menü unter Ihrem Namen. Die Seite listet eingehende und ausgehende Kopien mit ihrem Status – Angelegt, Geteilt, Wird kopiert …, Angenommen, Abgelehnt oder Storniert – und wer sie geteilt hat; der Filter Typ zeigt nur Eingehend oder nur Ausgehend. Geteilte Kopien: 1 Eingehend · 2 Ausgehend Geteilte Kopien: 1 Eingehend · 2 Ausgehend 1. Öffnen Sie eine eingehende Kopie und wählen Sie Annehmen & kopieren. 2. Ordnen Sie jeder Künstler:in (Quelle) eine Lokale:r Künstler:in zu – suchen Sie in Ihren Künstler:innen oder wählen Sie Neue:n Künstler:in anlegen; Alle unbekannten Künstler:innen anlegen erledigt das für alle, die Sie noch nicht haben. 3. Ordnen Sie jedem Inventar (Quelle) ein Lokales Inventar zu. Alle kopierten Werke erhalten neue Inventarnummern aus dem gewählten lokalen Inventar; die Quell-Inventarnummern bleiben als Alt-Nummern erhalten. 4. Wählen Sie Annehmen & Kopieren starten. Das Kopieren läuft im Hintergrund – bei einer großen Auswahl kann das einige Minuten dauern –, und Geteilte Kopien zeigt solange Wird kopiert …. Sobald die Werke bereitstehen, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit einem Link direkt dorthin. Eingehende Kopie ablehnen weist eine Kopie zurück; die sendende Seite zieht eine Kopie mit Ausgehende Kopie stornieren zurück. Beides ist endgültig. Wer es nutzen kann Die Seite Geteilte Kopien zu sehen, setzt die Berechtigung in Ihrer Rolle voraus; ohne sie sagt die Seite das. Ob ein Konto überhaupt Kopien empfangen darf, ist eine Einstellung dieses Kontos – die sendende Seite erfährt es, wenn nicht. Verwandte Artikel - Mit mehreren WrkLst-Konten arbeiten - Inventare - Künstler:in als Kontakt anlegen - Werkbilder: hochladen, bearbeiten, ansehen und herunterladen - Benutzer:innen, Rollen und Berechtigungen