So bearbeiten Sie ein einzelnes Werk, ändern viele Werke auf einmal per Mehrfachbearbeitung, lesen im Verlauf nach, was sich geändert hat, und löschen Werke oder holen sie zurück. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.
Ein einzelnes Werk bearbeiten
Öffnen Sie das Werk und wählen Sie Bearbeiten. Das Formular öffnet sich auf der Seite, mit denselben Abschnitten wie beim Anlegen – siehe Neues Werk anlegen. Ändern Sie, was nötig ist, und speichern Sie; Werk gespeichert bestätigt es. Weil in WrkLst alles am Werkdatensatz hängt – Bilder, Dokumente, Ausstellungen, Kommissionen, Sendungen, Reservierungen und Verkäufe –, macht ein gepflegter Datensatz den Rest des Systems verlässlich.
Die Leiste am unteren Rand eines geöffneten Werks: 1 Bearbeiten · 2 Aktionen · 3 Teilen als · 4 Nächster Datensatz
Das Bearbeitungsformular öffnet sich auf der Seite.
Derselbe Editor öffnet sich, wenn Sie ein Werk aus einem Verkauf, einer Sendung, einer Ausstellung, einer Kommission, einer Liste oder einer Präsentation heraus bearbeiten; nach dem Speichern landen Sie wieder bei diesem Werk im Datensatz.
Gemeinsam arbeiten
Bearbeitet gerade jemand anderes ein Werk, heißt die Schaltfläche Bearbeiten (in Verwendung), und das Formular nennt die Person. Ändert sich das Werk, während Sie es geöffnet haben, sagt WrkLst das vor dem Speichern: Neu laden holt die neueste Fassung, danach wenden Sie Ihre Änderungen erneut an. Nach längerer Inaktivität wird Ihr Bearbeitungszugriff freigegeben; Status prüfen zeigt, ob der Datensatz noch frei ist und Sie die Bearbeitung zurückholen können – oder ob eine Kolleg:in ihn inzwischen übernommen hat.
Mehrfachbearbeitung
Die Mehrfachbearbeitung wendet dieselbe Änderung in einem Arbeitsgang auf eine Gruppe von Werken an. Sie ist das richtige Werkzeug, wenn dieselbe Korrektur viele Datensätze betrifft: ein Standortwechsel nach dem Umhängen, eine zu vereinheitlichende Credit Line, eine Preisanpassung über das Werk einer Künstler:in oder ein Stapel importierter Datensätze mit demselben fehlenden Feld.
- Stellen Sie zuerst die Gruppe zusammen – mit Filter, Suche oder Korb, siehe Werke: Inventare, Filter und Suche, Ansichten und der Korb. Die Mehrfachbearbeitung braucht mindestens zwei Werke; aus einer Edition heraus geöffnet, lädt sie alle Exemplare inklusive Künstlerexemplare.
- Wählen Sie Mehrfachbearbeitung. Das Formular zeigt dieselben Bereiche und Felder wie der normale Editor, mit einem Häkchen neben jedem Feld; nur angehakte Felder werden übernommen. … als Vorlage verwenden füllt die Felder mit den Werten eines Werks vor.
- Wählen Sie den Modus. Standardmäßig ersetzen angehakte Bereiche die entsprechenden Einträge auf jedem ausgewählten Werk. Nur hinzufügen (vorhandene Einträge behalten) ergänzt neue Einträge in Listenbereichen – Preise, Standorte und Ähnliches – zu den vorhandenen, während angehakte Einzelfelder weiterhin ersetzt werden.
- Prüfen Sie die Zusammenfassung – Wird auf … Werke angewendet, jeder Eintrag als hinzugefügt oder ersetzend markiert – und wählen Sie Auf … Werke anwenden.
Die Inventarnummer wird bei einer Mehrfachbearbeitung nie geändert. Die Verfügbarkeit hat einen eigenen Schalter, Verfügbarkeit ändern – Alle auf verfügbar setzen, Alle auf nicht verfügbar setzen oder Unverändert lassen –, und WrkLst weist darauf hin, dass sich das nicht rückgängig machen lässt.
Ein Wort der Vorsicht
Die Mehrfachbearbeitung ist schnell, und genau deshalb lohnt sich ein Blick auf die Auswahl, bevor Sie bestätigen. Vergewissern Sie sich, dass die Werke vor Ihnen die sind, die Sie ändern wollten.
Was sich geändert hat – und durch wen
Jedes Werk hat einen Änderungsverlauf, der jeden Eintrag so liest wie der Rest von WrkLst – „5. Apr. 2018, 19:39 von Tobias“, in Ihrer Sprache und Ihrer Zeit. Neben einem Eintrag zeigt Was sich geändert hat, welche Angaben diese Bearbeitung betroffen hat – alter und neuer Wert nebeneinander. Das steht Administrator:innen zur Verfügung, für Änderungen aus dem vergangenen Jahr. Wurde ein Datensatz nach dem Löschen wiederhergestellt, steht auch das im Verlauf, mit der Person, die es getan hat.
Werke löschen
Löschen an einem Werk öffnet eine Bestätigung, die genau aufführt, was mit verknüpften Einträgen geschieht: welche mit dem Werk gelöscht werden, weil es das einzige Werk darauf ist, welche mit ihren übrigen Werken bestehen bleiben und welche Verkäufe das Löschen blockieren, bis das Werk daraus entfernt ist. Ein Werk, das Teil einer Gruppe ist, muss zuerst von der Gruppe getrennt werden.
Weitere Aktionen an einem Werk: 1 Weitere Aktionen
Um mehrere Werke auf einmal zu löschen, legen Sie sie in den Korb und wählen Werke löschen… im Korb-Menü. Der Dialog zeigt, welche Werke gehen und welche bleiben – ein Werk auf einem Verkauf, in einer Gruppe, auf einer Sendung, in einer Ausstellung oder auf einer Kommission bleibt bestehen –, und Sie bestätigen, indem Sie die Anzahl der zu löschenden Werke eingeben.
Ein gelöschtes Werk holen Sie innerhalb von sieben Tagen unter Einstellungen → Werkzeugkasten → Kürzlich gelöschte Datensätze wiederherstellen zurück; sein Verlauf zeigt die Wiederherstellung – siehe Werkzeugkasten: gelöschte Datensätze wiederherstellen und aufräumen.
Arbeiten Sie noch mit WrkLst Classic? Dieses Thema in der Classic-Dokumentation: Bearbeiten und Mehrfachbearbeitung