Dieser Artikel beschreibt WrkLst Classic, die frühere Oberfläche. Für die aktuelle Oberfläche siehe Reservierungen & Verkäufe in der WrkLst-10-Dokumentation.
Reservierungen und Verkäufe bilden das Geschäftsleben eines Werks in WrkLst ab – vom Reservieren für eine Kund:in über die Umwandlung der Reservierung in einen Verkauf bis zur Rechnung und zur Nachverfolgung der Zahlung.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen ein Werk in Ihrem Inventar und einen Kontakt für die Kund:in. Siehe Neues Werk anlegen und Neuen Kontakt anlegen.
Ein Werk reservieren
Öffnen Sie das Aktionsmenü des Werks, das Sie reservieren möchten. Neben Interest, Sell, Ship, Exhibit, Consign und Present finden Sie Hold (Reservieren).
Mit Hold öffnen Sie eine neue Reservierung für diese Inventarnummer. Setzen Sie Hold Until als Datum und Uhrzeit, damit eine zweistündige Reservierung auf der Messe genauso funktioniert wie eine, die Wochen läuft. Wählen Sie unter Client die Kund:in, für die das Werk reserviert wird, und ergänzen Sie unter Notes Hinweise, die Ihre Kolleg:innen sehen.
Ist die Reservierung gespeichert, ist das Werk im Inventar als reserviert markiert; wer die verfügbaren Werke durchsieht, erkennt auf einen Blick, dass es vergeben ist.
Reservierung bearbeiten, aufheben oder umwandeln
Sobald ein Werk reserviert ist, ändert sich das Aktionsmenü:
- Edit Hold – Frist, Kund:in oder Notizen ändern.
- Release Hold – das Werk wird wieder verfügbar, ohne dass eine Transaktion erfasst wird. Dafür, wenn eine Kund:in absagt.
- Hold to Sale – die Reservierung wird direkt zum Verkauf; Werk und Kund:in sind bereits eingetragen.
Den Verkauf erfassen
Ein Verkauf hält fest, wer was wann und zu welchen Bedingungen gekauft hat. Sie setzen die Transaktionsart (Type), das Verkaufsdatum (Sale Date) und die Vermittler:in (Facilitator), also die für den Abschluss zuständige Person. Die Markierungen Museum, External, Auction und Through Curator beschreiben die Form der Transaktion, einschließlich Verkäufen über Berater:innen und Dritte.
Zu jedem Werk auf dem Verkauf erfassen Sie Price und Currency, einen Discount in Prozent oder als festen Betrag, Additional Costs mit eigener Bezeichnung, etwa für die Rahmung, sowie unter Tax den Steuersatz und seine Bezeichnung. Der Positionstext auf Ihren Dokumenten ist aus dem Werkdatensatz vorbelegt und lässt sich für diesen Verkauf anpassen.
Die Rechnung ist Position für Position aufgeschlüsselt – mit jedem Rabatt, jeder Steuer und jeder Währungsumrechnung –, und der noch offene Betrag steht ganz oben. So sehen Sie, ob ein Verkauf bezahlt ist, ohne das PDF zu öffnen.
Nach dem Verkauf
Weil Verkäufe mit Werken und Kontakten verknüpft sind, erscheint die Transaktion im Werkdatensatz und im Kontaktdatensatz der Kund:in. Verkäufe lassen sich nach Kund:in, Rechnungsnummer oder Datum sortieren und nach Zahlungsstatus oder Jahr filtern.
Rechnungen und Dokumente erzeugen
Verkäufe sind die Grundlage für die Dokumentvorlagen von WrkLst: Rechnungen, Aufstellungen und andere Dokumente lassen sich aus dem Verkauf heraus auf Ihrem eigenen Briefpapier erzeugen. Siehe Dokumentvorlagen: PDFs, Word und Excel auf Ihrem Briefpapier.