Vorlagen machen aus Ihren WrkLst-Datensätzen Dokumente – PDFs, Word-Dateien und Tabellen auf Ihrem eigenen Briefpapier, mit einem Klick aus jeder Werkliste, einem Verkauf, einer Sendung oder einer Ausstellung. Sie richten sie unter Einstellungen → Vorlagen ein oder lassen sie von uns bauen.
So funktionieren Vorlagen
Jede Vorlage hat eine Datenquelle (Werke, Kontakte, Verkauf (Rechnung), Verkäufe (Bericht), Kommission, Sendung (Proforma), Werkliste, Kontaktliste, Ausstellung oder Biografie) und ein Format: HTML → PDF, Excel, PDF (ohne HTML), CSV, JSON (WrkLst-Transfer), Word .docx (Mustache) oder Rechnungsbeleg (konfigurierbar, PDF). Einmal gespeichert, erscheint die Vorlage im Teilen-Menü jedes passenden Datensatzes. Vorlage hinzufügen öffnet eine Galerie fertiger Ausgangspunkte; Mit einer leeren Vorlage beginnen startet bei null.
Einstellungen → Vorlagen.
Das Dokument wird auf unseren Servern erstellt und lädt sich selbst herunter, sobald es fertig ist – auch wenn Sie den Tab schließen. Das Menü Downloads in der Kopfleiste zeigt den Fortschritt und lässt Sie einen fehlgeschlagenen Export erneut starten oder entfernen.
Fertige PDF-Layouts für Ihre Werke
Mit dem Format PDF (ohne HTML) richten Sie das ganze Dokument in einem Formular ein. Unter PDF-Dokument wählen Sie das Layout:
- Liste — ein Werk pro Zeile: ein kleines Bild, die Bildunterschrift und die Angaben, die Sie auswählen.
- Ganze Seite — ein Werk pro Seite: ein großes Bild mit den Angaben darunter.
- Bilder — jedes Bild auf einer eigenen Seite: jedes Bild im Format des Werks mit der Bildunterschrift darunter, ohne Briefkopf und Seitenzahlen. Beim Download wählen Sie zwischen einem einzigen PDF und einzelnen Bildern mit der Bildunterschrift im Bild – und was in der Bildunterschrift steht.
Auflösung, Werke ohne Bild einbeziehen, Schriftart, Schriftgröße, Bildgröße und ein optionaler Dokumenttitel vervollständigen die Seite. Unter Briefkopf setzen Sie das Häkchen bei Briefkopf drucken, wählen das Logo (Kontologo verwenden, Anderes Logo verwenden oder Kein Logo), tragen Ihre Briefkopfzeilen ein – etwa Firma, Adresse und Website – und entscheiden über Auf jeder Seite wiederholen. Unter Fußzeile setzen Sie das Häkchen bei Fußzeile drucken, tragen die Zeilen der Fußzeile ein und wählen Seitenzahlen drucken.
Das Kontologo hinterlegen Sie einmal unter Einstellungen → Allgemeines Konto → Präsentationen; danach wird es überall verwendet. Eine einzelne Vorlage kann weiterhin ein anderes Logo verwenden oder gar keines.
Word-Vorlagen
Mit dem Format Word .docx (Mustache) laden Sie unter Vorlagendateien Ihre eigene Word-Datei hoch; die erste Datei (★) ist der Standardstil, weitere Stile können Sie ergänzen. Das Standard-Downloadformat entscheidet, ob das Ergebnis als PDF oder Word DOCX ankommt, und die Bildqualität legt die Auflösung der Bilder fest. Über das Download-Symbol neben dem Dateinamen erhalten Sie die Word-Datei, auf der eine Vorlage basiert – praktisch, um sie zu bearbeiten oder in einer anderen Vorlage wiederzuverwenden.
Auswählen, was hineinkommt
Unter Felder legen Sie fest, welche Felder beim Export anpassbar sind und welche davon standardmäßig ausgewählt sind. Beim Download lässt Anpassen Sie die Felder wählen, die Startposition auf einem Etikettenbogen festlegen und bei Word-Vorlagen Stil sowie PDF oder Word bestimmen.
Der Rechnungsbeleg
Für einen Verkauf setzt das Format Rechnungsbeleg (konfigurierbar, PDF) die Rechnung aus Elementen zusammen, die Sie ein- und umschalten: Empfängeradresse, Rechnungsdaten, Titel, Einleitung, Positionen mit Bildern, Summen, Zahlungshinweis, Schlusstext, Bedingungen aus dem Verkauf, Unterschrift und Steuerhinweise – mit Ihrem Logo, einem Briefpapier-PDF, Letter oder A4 und einer Live-Vorschau. Derselbe Beleg dient dem Download und, sobald die Rechnungsbuchhaltung eingeschaltet ist, den ausgestellten Rechnungen. Eine Vorlage kann zu einem Standort gehören, sodass nur Verkäufe von diesem Standort sie erhalten.
Dokumente für einen einzelnen Datensatz
Ein PDF- oder Word-Dokument für einen einzelnen Verkauf, eine Ausstellung oder eine Sendung erstellen Sie direkt auf der Werkseite – überall dort, wo Sie die Berechtigung zum Teilen und passende Vorlagen haben. Der Kostenbericht einer Ausstellung oder Kommission braucht keine Vorlage: Klappen Sie „Produktion & Ausgaben“ auf und laden Sie ihn als PDF oder Tabelle herunter.
Wir bauen individuelle Vorlagen für Sie
Wir erstellen Vorlagen, die zu der Art passen, wie Ihre Organisation arbeitet. Steht eine Vorlage, entsteht das Dokument direkt aus Ihren WrkLst-Datensätzen – ohne Kopieren, ohne Neuformatieren. Typische Vorlagen sind Tear Sheets, Checklisten, Kommissionsverträge, Zustandsberichte, Rechnungen und vollständige Werkberichte, alle mit Ihrem Briefkopf und Ihren Schriften.
Schreiben Sie uns dafür über die Support-Nachrichten in der App oder an support@wrklst.art. Schicken Sie Beispiele der Dokumente, die Sie erzeugen möchten, am besten als Microsoft-Word-Dateien: An Ihren bestehenden Unterlagen sehen wir, wie Ihre Dokumente aufgebaut sind und welche Felder Ihnen wichtig sind – so kommt das Ergebnis dem, was Sie sich vorstellen, viel näher.