Zwei Kontakte zusammenführen
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Steht dieselbe Person oder Firma zweimal in Ihren Kontakten, führen Sie die beiden zu einem zusammen. Alles, was mit einem der beiden verknüpft ist, kommt beim Kontakt zusammen, der bleibt. Dieser Artikel beschreibt WrkLst 10.
So führen Sie zusammen
- Öffnen Sie den Kontakt, der bleiben soll.
- Wählen Sie im ⋯-Menü Mit anderem Kontakt zusammenführen….
- Suchen Sie den anderen Kontakt und wählen Sie ihn aus.
- WrkLst zeigt die beiden nebeneinander:
- Füllen beide ein Feld unterschiedlich, etwa zwei Schreibweisen des Nachnamens, wählen Sie, welcher Wert bleibt. Zunächst ist der Wert dieses Kontakts ausgewählt.
- Ein Feld, das nur der andere Kontakt füllt, etwa eine USt-IdNr. oder ein Geburtsdatum, wird von selbst übernommen.
- Die Notizen beider bleiben erhalten, nacheinander.
- Unter Kommt mit sehen Sie, was der andere Kontakt mitbringt, nach Bereichen: Werke, Verkäufe, Listen, E-Mails und so weiter.
- Wählen Sie Zusammenführen.
Das Zusammenführen, mit dem anderen Kontakt ausgewählt: (1) die Felder, die beide unterschiedlich füllen – hier wählen Sie, was bleibt; (2) was übernommen wird, weil dieser Kontakt es leer lässt; (3) was mitkommt, nach Bereichen.
Der andere Kontakt wird danach gelöscht. Seine eigene Änderungshistorie bleibt bei ihm.
Aus den möglichen Duplikaten
Während Sie einen Kontakt bearbeiten, zeigt WrkLst unter dem Namen Mögliche Duplikate bereits in Ihren Kontakten, wie bei einem neuen Kontakt. Wählen Sie neben einem davon Zusammenführen…, öffnet sich das Zusammenführen mit diesem Kontakt bereits ausgewählt; er wird in den Kontakt zusammengeführt, den Sie gerade bearbeiten. Speichern Sie zuerst Ihre Änderungen: Bis dahin wartet Zusammenführen….
(1) Mögliche Duplikate unter dem Namen, daneben jeweils Zusammenführen….
Was mitkommt
Alles, was mit dem anderen Kontakt verknüpft ist, geht auf den Kontakt über, der bleibt:
- Werke, die er geschaffen hat, besitzt, Ihnen geliehen oder verkauft hat;
- Verkäufe, Kommissionen und Sendungen;
- Ausstellungen und Listen;
- Leads und Wartelisten;
- Nachrichten und Präsentationen;
- seine E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Links, Bilder und Dokumente.
Nichts gibt es danach doppelt:
- Eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse oder ein Link, den beide Kontakte haben, bleibt einmal. Dieselbe Nummer mit oder ohne Ländervorwahl gilt als dieselbe.
- Ein Werk, eine Liste, ein Verkauf oder eine Ausstellung, mit denen beide verknüpft sind, behält eine Verknüpfung.
Wann das Zusammenführen nicht geht
Sie brauchen das Recht, Kontakte zu bearbeiten, und einen vertraulichen Kontakt kann nur zusammenführen, wer ihn einsehen darf. Hat jemand einen der beiden Kontakte gerade im Bearbeitungsformular offen, wartet WrkLst: Versuchen Sie es erneut, wenn die Person fertig ist.