Benutzer:innen und Rollen

Team und Rollen in WrkLst. Laden Sie Ihr Team ein, geben Sie allen genau den Zugriff, den sie brauchen, und sehen Sie, wer in Ihrem Konto was getan hat, und wann.

Die Benutzerverwaltung zeigt Ihr Team in drei Gruppen. Eingeladen, aktiv und deaktiviert. Klicken Sie auf einen Namen, und die Person öffnet sich neben der Liste, mit E-Mail, Rolle und Status.

Für eine Einladung wählen Sie „Hinzufügen“. Tragen Sie Name und E-Mail ein, wählen Sie eine Rolle und dann „Speichern & Einladung senden“. Die Person richtet ihre Anmeldung selbst ein. Nutzt sie WrkLst schon in einer anderen Galerie, behält sie ihr Login.

Bis zur Annahme steht dort „Eingeladen“, und Speichern schickt die Einladung erneut. Verlässt jemand das Team, wählen Sie „Deaktivieren“. Die Anmeldung ist gesperrt, alle Daten bleiben erhalten. Mit „Reaktivieren“ geht es jederzeit zurück.

Telefon weg, Authenticator weg? Unter „Sicherheit & Zugriff“ löscht „Anmeldedaten zurücksetzen“ die Zwei-Faktor-Anmeldung, die Passkeys und offene Sitzungen. Das Passwort bleibt, und die Person ist schnell wieder drin. Die eigene E-Mail-Adresse ändert jede Person nur selbst.

Die Benutzerrollen legen fest, was jemand sehen und tun darf. Die drei Systemrollen sind mit einem Stern markiert und fest vorgegeben. Für eine eigene Rolle duplizieren Sie die ähnlichste oder wählen „Hinzufügen“. Dann geben Sie ihr einen Namen und legen die Rechte fest.

Jedes Modul hat nur eine Wahl. Kein Zugriff, Ansehen oder Bearbeiten. „Alle Module setzen auf“ stellt alle auf einmal um. Die feineren Rechte liegen unter „Weitere Optionen“. Teilen hat ein Standardlimit von 1.800, und „Einstellungen übernehmen von“ holt die Rechte einer anderen Rolle.

Einige Rechte verdienen einen genauen Blick. Preise und vertrauliche Notizen. Alle Leads oder nur die eigenen. Alle Verkäufe. Die Zahlungen. Der Zugriff über API und KI-Assistenten. Und die Adressbuch-Synchronisierung, die jeden Kontakt kopiert, den die Rolle sehen darf.

Unter den Rechten zeigt „Personen mit dieser Rolle“, wer sie hat. Mit „Personen zuweisen“ geben Sie sie mehreren auf einmal. Wird eine Rolle nicht mehr gebraucht, wählen Sie „Rolle löschen“, dann die Rolle, in die alle wechseln, und bestätigen Sie.

Das Interaktionsprotokoll zeigt, wer was getan hat, und über welchen Zugang. Ob Weboberfläche, Mobile App, API, KI-Assistent oder Adressbuch-Sync. Filtern Sie nach Person, Tag oder Kanal. Die Einträge bleiben ein Jahr lang erhalten.

Fünf Gewohnheiten machen den Unterschied. Laden Sie alle mit eigenem Namen ein. Geben Sie jeder Rolle nur, was die Aufgabe braucht. Prüfen Sie die Rechte für Preise und Leads genau. Deaktivieren Sie den Zugang am letzten Arbeitstag. Und schauen Sie ab und zu ins Protokoll.

Das sind Team und Rollen in WrkLst. Sie finden beides oben rechts im Menü mit Ihrem Namen, in den Einstellungen unter „Benutzerverwaltung“ und „Benutzerrollen“. Dafür braucht Ihre eigene Rolle die passenden Rechte.