Rechnungen

Rechnungen in WrkLst. Ein Beleg auf Ihrem eigenen Briefpapier für jeden Verkauf – und wenn Ihre Buchhaltung es verlangt, nummerierte Rechnungen, die sich nie mehr ändern.

Alles beginnt unter Einstellungen, Vorlagen. Fügen Sie dort den Rechnungsbeleg hinzu. Er besteht aus Elementen statt aus Code, von der Adresse über die Positionen und Summen bis zum Zahlungslink und den Steuerhinweisen. Jedes Element schalten Sie ein oder aus und ziehen es an seinen Platz.

Die Positionen erscheinen in der Galerie-Darstellung mit Bild, Bildunterschrift und Preis, oder als Tabelle. Dazu kommen Ihr Logo, ein Briefpapier als PDF unter jeder Seite, das Format und die Sprache. Die Vorschau zeigt dabei laufend Ihren neuesten Verkauf.

Jedes Konto beginnt mit der freien Rechnungsstellung. Die Nummer vergibt Ihr Zähler unter Rechnungsstellung, oder Sie tragen sie im Verkauf ein. „Teilen als“ erstellt das PDF, wann immer Sie es brauchen – stets aus dem aktuellen Stand des Verkaufs.

Brauchen Sie eine ordnungsgemäße Rechnungsführung? Dann schaltet jemand mit Admin-Rechten unter Einstellungen, Buchhaltung die Rechnungsbuchhaltung ein. Die Regeln richten sich nach Ihrem Land – ob Deutschland mit GoBD, Österreich, ein anderes EU-Land, Großbritannien oder die USA. Der Ablauf bleibt überall gleich.

Die Angaben zu Ihrer Firma tragen Sie einmal ein, mit Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer und Bankverbindung. Legen Sie dann das Nummernformat fest, etwa RE, Jahr und laufende Nummer. Vergeben wird eine Nummer erst beim Ausstellen, und zwar lückenlos.

Am Verkauf wählen Sie „Rechnung ausstellen“. Haken Sie die Positionen an, die Sie abrechnen, oder stellen Sie einen Abschlag in Rechnung. Die Schlussrechnung rechnet die Abschläge an. Wählen Sie Vorlage und Leistungsdatum. Beim Ausstellen wird die Rechnung nummeriert und festgeschrieben.

Eine ausgestellte Rechnung ändert sich nie. Ist etwas falsch, wählen Sie „Rechnung stornieren“ und nennen einen Grund. Eine Stornorechnung mit eigener Nummer hebt sie auf, die Positionen sind wieder frei, und Sie stellen den korrigierten Verkauf neu in Rechnung.

Unter „Verkäufe“ wechseln Sie zu „Rechnungen“. Filtern Sie nach Status, Art, Jahr oder Kundschaft. Jede Rechnung öffnet sich mit Positionen, Zahlungen und Historie. Laden Sie das PDF herunter, wo nötig mit eingebetteter E-Rechnung, und verbuchen Sie Zahlungen auch von Hand.

Laden Sie das PDF herunter und hängen Sie es an. Hat der Verkauf einen Zahlungslink, kann die Rechnung ihn mit QR-Code drucken, und Ihre Kundschaft zahlt direkt per Karte. Am Monatsende übergibt der DATEV-Export in Deutschland und Österreich den ganzen Zeitraum an Ihre Steuerberatung.

Fünf Gewohnheiten machen den Unterschied. Gestalten Sie einen Rechnungsbeleg und nutzen Sie ihn überall. Hinterlegen Sie für alle, die kaufen, eine Adresse mit Land. Prüfen Sie das Leistungsdatum. Korrigieren Sie mit einer Stornorechnung, nie durch Bearbeiten. Und lassen Sie die DATEV-Einstellungen von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Das ist die Rechnungsstellung in WrkLst. Sie finden sie an jedem Verkauf, unter „Rechnungen“ in den Verkäufen und in den Einstellungen unter Vorlagen und Buchhaltung. Mehr dazu im Hilfe-Center.