Werke importieren

Werke importieren in WrkLst. Übernehmen Sie eine Tabelle jeder Länge, aktualisieren Sie Werke, die Sie schon haben, und lassen Sie Verkäufe, Ausstellungen und Listen mitkommen. Alles geprüft, bevor etwas gespeichert wird.

Öffnen Sie die Einstellungen, dann „Import“ und „Werkimport öffnen“. Oder wählen Sie in einem Inventar „Werke importieren“. Nehmen Sie eine Excel- oder CSV-Datei, egal wie lang. WrkLst liest sie im Hintergrund. Sie können die Seite also schließen und später zurückkommen.

Dann zeigt WrkLst, welche Spalte welches Feld enthält. Bekannte Exportformate erkennt es, den Rest liest die KI, oder es richtet sich nach den Überschriften. Korrigieren Sie einmal. Die nächste Datei mit denselben Überschriften beginnt mit Ihrer Zuordnung.

Was für die ganze Datei gilt, legen Sie einmal fest. Die Kunstschaffenden für Zeilen, in denen sie fehlen, Ihre eigenen Inventarnummern, ein Schlagwort für jedes Werk. Eine Statusspalte erscheint Wort für Wort, und Sie sagen einmal, was jedes Wort bedeutet.

Bilder kommen aus Ihrer Mediathek. Laden Sie sie zuerst hoch, benannt wie die Inventarnummer, oder nennen Sie die Dateinamen in einer Spalte. WrkLst findet sie und fügt sie den Werken hinzu, in der richtigen Reihenfolge.

Was mit den Werken kommt, entscheiden Sie. Für jedes verkaufte Werk ein Verkauf. Das ist nur ein Eintrag, ohne Rechnung. Datum und Preis kommen aus der Datei, nie vom Tag des Imports. Auch Reservierungen, Ausstellungen und Listen können mitkommen.

In der Durchsicht ist alles, was einen Blick braucht, ein einziger Eintrag, etwa „Prüfen: Preis“. Öffnen Sie ihn, korrigieren Sie die Zeilen, oder lassen Sie sie auf einmal aus. „Werte prüfen“ zeigt jeden Wert eines Feldes. Ändern Sie ihn einmal, und jede Zeile folgt.

Importieren Sie dieselbe Datei noch einmal, sind die Werke, die WrkLst schon hat, als „Aktualisiert“ markiert, mit ihrer Nummer. Ergänzen Sie leere Felder, übernehmen Sie die Werte der Datei, oder lassen Sie sie unverändert. Kein Werk entsteht doppelt.

Wählen Sie das Inventar und importieren Sie. Die Werke entstehen im Hintergrund. Doch anders entschieden? „Import rückgängig machen“ entfernt die angelegten Werke, mit ihren Verkäufen und Verknüpfungen. Ein Werk, das seitdem jemand geändert hat, bleibt.

Fünf Gewohnheiten machen den Unterschied. Geben Sie jedem Import ein Schlagwort. Korrigieren Sie die Zuordnung einmal, sie wird gemerkt. Benennen Sie Bilder wie die Inventarnummer. Prüfen Sie die Hinweise vor dem Import. Und importieren Sie erneut, um zu aktualisieren, statt von Hand zu ändern.

Das ist der Werkimport in WrkLst. Sie finden ihn unter „Einstellungen“ und „Import“ und in jedem Inventar als „Werke importieren“.